Eine Mahnung vom Amt sollte man nicht ignorieren. Auch wenn man gerade kein Geld hat, die Forderung nicht versteht oder der Meinung ist, dass die Mahnung falsch ist, sollte man immer reagieren.
Viele Menschen legen solche Schreiben erst einmal zur Seite, weil sie Angst haben oder nicht wissen, was sie machen sollen. Das ist verständlich, aber meistens wird es dadurch schlimmer. Aus einer einfachen Mahnung können später zusätzliche Gebühren, Vollstreckungskosten oder sogar ein Schreiben vom Gerichtsvollzieher entstehen.
Darum ist der wichtigste Schritt: Ruhe bewahren, Schreiben prüfen und rechtzeitig antworten.
Eine Mahnung bedeutet nicht automatisch, dass alles richtig ist. Auch Ämter können Fehler machen. Es kann sein, dass eine Zahlung nicht richtig zugeordnet wurde, ein alter Bescheid falsch berechnet wurde oder Unterlagen fehlen. Manchmal versteht man auch nicht sofort, wofür genau das Geld verlangt wird.
Deshalb sollte man zuerst genau prüfen, worum es in der Mahnung geht.
Wichtig sind vor allem diese Fragen:
Von welchem Amt kommt die Mahnung?
Welches Aktenzeichen steht im Schreiben?
Für welchen Zeitraum wird Geld verlangt?
Gibt es dazu einen alten Bescheid?
Wurde der Betrag vielleicht schon bezahlt?
Ist die Forderung verständlich erklärt?
Ist eine Frist genannt?
Wird bereits mit Vollstreckung gedroht?
Besonders wichtig ist das Aktenzeichen. Dieses sollte man bei jeder Antwort angeben, damit das Amt das Schreiben richtig zuordnen kann.
Wenn man die Forderung nicht versteht, sollte man das Amt schriftlich um eine genaue Erklärung bitten. Ein Telefonat kann zwar helfen, aber es ersetzt keinen schriftlichen Nachweis. Am Telefon kann später niemand beweisen, was genau gesagt wurde.
Besser ist ein kurzer Brief oder eine E-Mail, in der man schreibt, dass man die Forderung nicht nachvollziehen kann und um Übersendung einer genauen Aufstellung bittet.
Zum Beispiel kann man fragen:
Woraus ergibt sich die Forderung?
Auf welchen Bescheid stützt sich die Mahnung?
Für welchen Zeitraum wird der Betrag verlangt?
Wurden bereits geleistete Zahlungen berücksichtigt?
Gibt es eine genaue Berechnung?
Wenn man der Meinung ist, dass die Forderung falsch ist, sollte man das ebenfalls schriftlich mitteilen. Dabei sollte man ruhig und sachlich bleiben. Es bringt nichts, das Amt zu beschimpfen oder lange emotionale Texte zu schreiben. Wichtig sind klare Angaben und Nachweise.
Wenn man bereits bezahlt hat, sollte man eine Kopie des Zahlungsnachweises beilegen. Das kann zum Beispiel ein Kontoauszug, eine Überweisungsbestätigung oder ein anderer Beleg sein.
Wenn man nicht zahlen kann, sollte man ebenfalls nicht schweigen. Viele warten dann einfach ab, weil sie hoffen, dass nichts passiert. Das ist meistens ein Fehler.
Wer nicht zahlen kann, kann zum Beispiel um Ratenzahlung oder Stundung bitten. Eine Ratenzahlung bedeutet, dass man den Betrag in kleineren monatlichen Beträgen bezahlt. Eine Stundung bedeutet, dass die Zahlung für eine bestimmte Zeit aufgeschoben wird.
Ob das Amt dem zustimmt, hängt vom Einzelfall ab. Aber wichtig ist: Man zeigt, dass man sich kümmert und nicht einfach abtaucht.
Wenn man nur wenig Einkommen hat, sollte man das kurz erklären und geeignete Nachweise anbieten. Man muss nicht sein ganzes Leben erklären, aber man kann sachlich schreiben, dass eine sofortige Zahlung nicht möglich ist.
Zum Beispiel:
„Eine Zahlung des Gesamtbetrages ist mir derzeit aus wirtschaftlichen Gründen nicht möglich. Ich bitte daher um Prüfung einer Ratenzahlung.“
Oder:
„Ich bitte um Stundung der Forderung, da mir eine sofortige Zahlung derzeit nicht möglich ist.“
Wichtig ist auch, die Frist zu beachten. In einer Mahnung steht oft, bis wann gezahlt oder reagiert werden soll. Diese Frist sollte man sich sofort notieren.
Wenn die Frist sehr kurz ist und man noch Unterlagen suchen muss, kann man um Fristverlängerung bitten. Auch das sollte schriftlich passieren.
Man sollte außerdem prüfen, ob es zu der Forderung einen Bescheid gibt. Eine Mahnung kommt meistens nicht aus dem Nichts. Oft gab es vorher einen Bescheid, eine Rückforderung oder eine Zahlungsaufforderung.
Wenn man diesen alten Bescheid nicht mehr findet, kann man beim Amt um eine Kopie bitten. Ohne den ursprünglichen Bescheid ist es oft schwer zu prüfen, ob die Forderung richtig ist.
Besonders vorsichtig sollte man sein, wenn im Schreiben schon Wörter stehen wie:
Vollstreckung
Pfändung
Gerichtsvollzieher
Vollziehungsbeamter
Mahnung mit Vollstreckungsandrohung
Dann sollte man besonders schnell reagieren. Das bedeutet nicht, dass am nächsten Tag jemand vor der Tür steht. Aber es zeigt, dass das Amt die Sache weitergeben kann, wenn keine Reaktion erfolgt.
Wenn man bereits in einem Insolvenzverfahren ist oder Schulden über ein Insolvenzverfahren laufen, sollte man besonders vorsichtig sein. Dann sollte man prüfen, ob die Forderung vor oder nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens entstanden ist. In so einem Fall kann es sinnvoll sein, den Insolvenzverwalter oder die zuständige Stelle zu informieren.
Grundsätzlich gilt: Forderungen, Fristen und Bescheide sollte man immer sortiert aufbewahren. Viele Probleme entstehen nur deshalb, weil Schreiben verloren gehen oder man später nicht mehr weiß, was wann gekommen ist.
Am besten legt man sich eine Mappe an mit:
Mahnung
alter Bescheid
eigene Antwort
Zahlungsnachweise
Kopien der Unterlagen
Nachweis über Versand oder Abgabe
Sehr wichtig ist auch der Nachweis, dass man reagiert hat. Wenn man ein Schreiben persönlich abgibt, sollte man sich auf einer Kopie den Eingang abstempeln lassen. Wenn man es per Post verschickt, kann ein Einwurf-Einschreiben sinnvoll sein.
Originalunterlagen sollte man nur abgeben, wenn das Amt ausdrücklich Originale verlangt. In vielen Fällen reichen Kopien. Originale sollte man behalten, weil sie später noch wichtig sein können.
Auch wenn die Mahnung berechtigt ist, sollte man nicht den Kopf in den Sand stecken. Oft ist es besser, eine kleine monatliche Rate anzubieten, als gar nicht zu reagieren.
Wenn die Forderung unklar ist, sollte man keine vorschnelle Anerkennung unterschreiben. Man kann erst um Klärung bitten und danach entscheiden, wie man weiter vorgeht.
Wichtig ist:
Nicht ignorieren.
Frist notieren.
Aktenzeichen angeben.
Forderung prüfen.
Alten Bescheid suchen.
Bei Unklarheiten schriftlich nachfragen.
Bei Zahlungsproblemen Ratenzahlung oder Stundung beantragen.
Nachweise beilegen.
Kopien behalten.
Eingang nachweisen.
Wenn man unsicher ist oder es um viel Geld geht, sollte man sich Hilfe holen. Dafür kommen zum Beispiel Sozialberatungen, Schuldnerberatung, Verbraucherberatung oder ein Anwalt in Betracht.
Eine Mahnung vom Amt ist unangenehm, aber sie ist kein Grund zur Panik. Entscheidend ist, dass man ruhig bleibt und rechtzeitig reagiert.
Wer nichts macht, gibt die Kontrolle aus der Hand.
Wer schriftlich reagiert, Fristen einhält und Nachweise sichert, hat deutlich bessere Möglichkeiten, die Sache zu klären.
Wichtig: Diese Informationen ersetzen keine Rechtsberatung. Sie sollen nur eine einfache Orientierung geben, wie man bei einer Mahnung vom Amt sinnvoll reagieren kann.
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Hinweis: Es erfolgt keine Rechtsberatung und keine rechtliche Prüfung des Einzelfalls.