Wenn die Krankenkasse Unterlagen anfordert, sollten Sie das Schreiben nicht einfach beiseitelegen.
Meistens benötigt die Krankenkasse noch Nachweise, um einen Antrag, eine Leistung, eine Beitragsfrage oder einen anderen Vorgang prüfen zu können.
Wichtig ist, genau zu lesen, welche Unterlagen verlangt werden und bis wann diese eingereicht werden sollen.
1. Schreiben vollständig lesen
Achten Sie besonders auf:
- Datum des Schreibens
- Versichertennummer
- Aktenzeichen oder Vorgangsnummer
- geforderte Unterlagen
- Frist für die Einreichung
- zuständige Abteilung
- Ansprechpartner, falls genannt
- mögliche Folgen, wenn Unterlagen fehlen
Markieren Sie am besten direkt im Brief, welche Unterlagen benötigt werden.
2. Prüfen Sie, welche Unterlagen verlangt werden
Je nach Vorgang kann die Krankenkasse zum Beispiel folgende Unterlagen anfordern:
- ärztliche Bescheinigung
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
- Arztbericht
- Krankenhausbericht
- Reha-Bericht
- Verordnung
- Rechnung
- Zahlungsnachweis
- Einkommensnachweis
- Arbeitgeberbescheinigung
- Nachweise zum Versicherungsstatus
- Bescheinigung über eine Behandlung
- weitere Nachweise
Reichen Sie möglichst nur die Unterlagen ein, die tatsächlich verlangt wurden.
3. Gesundheitsdaten besonders sorgfältig behandeln
Medizinische Unterlagen enthalten persönliche und sensible Informationen.
Prüfen Sie deshalb:
- Welche Unterlagen werden wirklich benötigt?
- Ist jede Seite erforderlich?
- Sind die Unterlagen vollständig und gut lesbar?
- Gibt es Angaben, die mit dem Vorgang nichts zu tun haben?
- Welche Übermittlungswege bietet die Krankenkasse an?
Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie bei der Krankenkasse nach, welche Unterlagen genau benötigt werden und auf welchem sicheren Weg Sie diese senden sollen.
4. Kopien statt Originale verwenden
Wenn Sie Unterlagen per Post verschicken, senden Sie möglichst Kopien.
Originale sollten Sie nur verschicken, wenn die Krankenkasse diese ausdrücklich verlangt.
Bewahren Sie die Originale und eine Kopie Ihres Anschreibens sicher auf.
5. Begleitschreiben beifügen
Schicken Sie die Unterlagen nicht einfach lose weg.
Fügen Sie ein kurzes Begleitschreiben bei, damit die Krankenkasse die Unterlagen Ihrem Vorgang zuordnen kann.
Musterformulierung: Unterlagen nachreichen
Sehr geehrte Damen und Herren,
bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom ___________________________ reiche ich die angeforderten Unterlagen nach.
Versichertennummer: ___________________________
Aktenzeichen / Vorgangsnummer: ___________________________
Folgende Unterlagen sind beigefügt:
Bitte ordnen Sie die Unterlagen meinem Vorgang zu.
Falls noch weitere Angaben oder Nachweise erforderlich sind, bitte ich um eine kurze schriftliche Mitteilung.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
6. Wenn Unterlagen noch fehlen
Wenn Sie nicht alle Unterlagen rechtzeitig beschaffen können, sollten Sie möglichst frühzeitig reagieren.
Schreiben Sie kurz:
- welche Unterlagen bereits vorliegen
- welche Unterlagen noch fehlen
- warum diese noch fehlen
- bis wann Sie die Unterlagen voraussichtlich nachreichen können
Falls nötig, bitten Sie um eine angemessene Fristverlängerung.
Musterformulierung: Bitte um Fristverlängerung
Sehr geehrte Damen und Herren,
bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom ___________________________ bitte ich um Verlängerung der gesetzten Frist.
Versichertennummer: ___________________________
Aktenzeichen / Vorgangsnummer: ___________________________
Die folgenden Unterlagen liegen mir noch nicht vollständig vor:
Ich bitte darum, die Frist bis zum ___________________________ zu verlängern.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
7. Wenn Sie die Anforderung nicht verstehen
Wenn unklar ist, warum bestimmte Unterlagen verlangt werden, fragen Sie schriftlich nach.
Musterformulierung: Bitte um Erklärung
Sehr geehrte Damen und Herren,
bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom ___________________________ bitte ich um eine kurze schriftliche Erklärung.
Versichertennummer: ___________________________
Aktenzeichen / Vorgangsnummer: ___________________________
Bitte teilen Sie mir mit, welche Unterlagen für die weitere Bearbeitung zwingend erforderlich sind und welchem Zweck diese dienen.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
8. Sicheren Übermittlungsweg wählen
Fragen Sie bei sensiblen Unterlagen nach einem geeigneten Übermittlungsweg.
Je nach Krankenkasse können zum Beispiel möglich sein:
- Briefpost
- persönliche Abgabe
- Online-Postfach
- Krankenkassen-App
- andere sichere digitale Wege
Bei besonders wichtigen Unterlagen sollten Sie einen Nachweis über die Übermittlung aufbewahren.
9. Nachweis sichern
Bewahren Sie auf:
- Schreiben der Krankenkasse
- eigene Antwort
- Liste der eingereichten Unterlagen
- Kopien der Unterlagen
- Versandnachweis
- Eingangsbestätigung
- Gesprächsnotizen
- spätere Rückmeldungen
Vor dem Absenden prüfen
☐ Schreiben vollständig gelesen
☐ Versichertennummer eingetragen
☐ Aktenzeichen geprüft
☐ Frist notiert
☐ nur verlangte Unterlagen beigefügt
☐ Unterlagen vollständig und gut lesbar
☐ möglichst Kopien statt Originale verwendet
☐ Begleitschreiben beigefügt
☐ eigene Kopien aufbewahrt
☐ Versand- oder Abgabenachweis gesichert
Kurz zusammengefasst
Wenn die Krankenkasse Unterlagen anfordert:
- Schreiben vollständig lesen
- Frist sofort notieren
- genau prüfen, welche Unterlagen verlangt werden
- nur erforderliche Unterlagen einreichen
- möglichst Kopien statt Originale verschicken
- Begleitschreiben beifügen
- bei fehlenden Unterlagen frühzeitig Bescheid geben
- bei Unklarheiten schriftlich nachfragen
- sicheren Übermittlungsweg wählen
- Kopien und Nachweise aufbewahren
Hinweis
Diese Seite enthält keine Rechtsberatung, keine medizinische Beratung und keine Sozialberatung. Sie dient lediglich als Orientierung für einfache Schreiben und Behördengänge. Je nach Krankenkasse, Anliegen und persönlicher Situation können weitere Unterlagen erforderlich sein. Bei wichtigen Fristen, sensiblen medizinischen Unterlagen oder unklaren Anforderungen sollte fachkundige Beratung eingeholt werden.
Das Bundesgesundheitsministerium weist darauf hin, dass Krankenkassen mit Einwilligung der versicherten Person weitere Unterlagen bei Leistungserbringern anfordern können. Gesundheitsdaten sollten deshalb besonders sorgfältig behandelt und möglichst nur über geeignete, sichere Wege übermittelt werden. (bundesgesundheitsministerium.de)