Mit einer Vollmacht können Sie eine andere Person beauftragen, bestimmte Angelegenheiten gegenüber einer Behörde oder einer anderen Stelle für Sie zu erledigen.
Das kann hilfreich sein, wenn Sie krank sind, einen Termin nicht selbst wahrnehmen können oder Unterstützung bei einem Antrag und beim Schriftverkehr benötigen.
Legen Sie möglichst genau fest, wozu die bevollmächtigte Person berechtigt ist.
Was ist eine Vollmacht?
Mit einer Vollmacht erlauben Sie einer anderen Person, in Ihrem Namen zu handeln.
Die bevollmächtigte Person kann je nach Inhalt der Vollmacht zum Beispiel:
- Unterlagen abgeben,
- Schreiben entgegennehmen,
- Auskünfte einholen,
- Anträge einreichen,
- Rückfragen beantworten,
- Termine wahrnehmen oder
- Erklärungen abgeben.
Welche Handlungen tatsächlich möglich sind, hängt von der jeweiligen Behörde, dem Verfahren und dem genauen Inhalt der Vollmacht ab.
Für welche Stellen kann eine Vollmacht verwendet werden?
Eine Vollmacht kann zum Beispiel sinnvoll sein bei:
- Jobcenter,
- Agentur für Arbeit,
- Sozialamt,
- Wohngeldstelle,
- Familienkasse,
- Jugendamt,
- Rentenversicherung,
- Krankenkasse,
- Pflegekasse,
- Finanzamt,
- Stadtverwaltung,
- Gemeinde,
- Landratsamt,
- Versicherung oder
- anderer Stelle.
Prüfen Sie vorher, ob die zuständige Stelle eine eigene Vorlage verlangt.
Wer kann bevollmächtigt werden?
Sie können grundsätzlich eine Person Ihres Vertrauens bevollmächtigen.
Das kann zum Beispiel sein:
- Familienmitglied,
- Ehepartnerin oder Ehepartner,
- Lebenspartnerin oder Lebenspartner,
- Freundin oder Freund,
- andere Vertrauensperson,
- Rechtsanwaltskanzlei,
- Beratungsstelle oder
- gesetzliche Betreuung.
Wählen Sie nur eine Person aus, der Sie vertrauen.
Vollmacht möglichst genau begrenzen
Schreiben Sie möglichst klar, wofür die Vollmacht gilt.
Beispiele:
- Abgabe bestimmter Unterlagen,
- Nachfrage zum Bearbeitungsstand,
- Vertretung bei einem bestimmten Termin,
- Einholung einer schriftlichen Auskunft,
- Entgegennahme eines bestimmten Schreibens,
- Vertretung in einem bestimmten Verfahren oder
- allgemeiner Schriftverkehr zu einem genau bezeichneten Vorgang.
Eine genaue Begrenzung schützt Sie davor, dass die Vollmacht weiter verwendet wird als beabsichtigt.
Aktenzeichen oder Kundennummer angeben
Geben Sie möglichst die Nummer des betreffenden Vorgangs an.
Das kann zum Beispiel sein:
- Aktenzeichen,
- Kundennummer,
- Mitgliedsnummer,
- Versicherungsnummer,
- Beitragsnummer,
- Vertragsnummer,
- Schadennummer oder
- andere Vorgangsnummer.
So kann die Vollmacht richtig zugeordnet werden.
Welche Angaben gehören in eine Vollmacht?
Eine Vollmacht sollte möglichst enthalten:
- Vorname und Nachname der vollmacht gebenden Person,
- Anschrift,
- Geburtsdatum, falls erforderlich,
- Vorname und Nachname der bevollmächtigten Person,
- Anschrift der bevollmächtigten Person,
- genaue Beschreibung der erlaubten Handlungen,
- Name der zuständigen Behörde oder Stelle,
- Aktenzeichen oder Kundennummer,
- Beginn der Vollmacht,
- mögliches Enddatum,
- Ort und Datum und
- eigenhändige Unterschrift.
Soll die Vollmacht zeitlich begrenzt werden?
Eine zeitliche Begrenzung ist häufig sinnvoll.
Schreiben Sie zum Beispiel:
„Diese Vollmacht gilt bis zum 30. Juni 2026.“
oder:
„Diese Vollmacht gilt ausschließlich für den Termin am 30. Juni 2026.“
oder:
„Diese Vollmacht endet mit Abschluss des oben genannten Vorgangs.“
Wenn kein Enddatum genannt wird, kann die Vollmacht grundsätzlich weiter gelten, bis sie widerrufen wird.
Schriftliche Vollmacht mitgeben
Die bevollmächtigte Person sollte eine unterschriebene Vollmacht mitnehmen oder einreichen können.
Eine Behörde kann verlangen, dass die Vollmacht schriftlich nachgewiesen wird.
Bewahren Sie selbst ebenfalls eine Kopie auf.
Personalausweis bereithalten
Die bevollmächtigte Person sollte sich bei einem persönlichen Termin ausweisen können.
Nehmen Sie möglichst mit:
- Vollmacht,
- Personalausweis oder Reisepass,
- Schreiben der Behörde,
- Aktenzeichen oder Kundennummer und
- erforderliche Unterlagen.
Ob zusätzlich eine Kopie des Ausweises der vollmacht gebenden Person benötigt wird, sollten Sie vorher bei der zuständigen Stelle erfragen.
Empfang von Schreiben genau regeln
Überlegen Sie sorgfältig, ob die bevollmächtigte Person Schreiben und Bescheide entgegennehmen darf.
Wenn dies gewünscht ist, schreiben Sie es ausdrücklich in die Vollmacht.
Zum Beispiel:
„Die bevollmächtigte Person darf Schriftstücke und Bescheide zu diesem Vorgang entgegennehmen.“
Beachten Sie: Wenn wichtige Schreiben an die bevollmächtigte Person geschickt werden, können Fristen beginnen.
Wählen Sie diese Regelung deshalb nur, wenn die Person zuverlässig ist.
Nur notwendige Rechte einräumen
Erteilen Sie keine umfassende Vollmacht, wenn nur eine einzelne Handlung erforderlich ist.
Beispiel:
Wenn eine Person lediglich Unterlagen abgeben soll, reicht eine Vollmacht für die Abgabe dieser Unterlagen aus.
Schreiben Sie nicht automatisch hinein, dass die Person auch Bescheide entgegennehmen oder weitreichende Erklärungen abgeben darf.
Keine Blankovollmacht unterschreiben
Unterschreiben Sie keine leere oder unvollständige Vollmacht.
Füllen Sie vorher vollständig aus:
- bevollmächtigte Person,
- zuständige Stelle,
- Zweck,
- Umfang,
- Vorgangsnummer,
- Datum und
- mögliche Befristung.
Streichen Sie nicht benötigte Punkte durch.
Vollmacht widerrufen
Eine Vollmacht kann grundsätzlich widerrufen werden.
Teilen Sie den Widerruf möglichst schriftlich mit:
- der bevollmächtigten Person und
- der zuständigen Behörde oder Stelle.
Geben Sie an:
- Datum der ursprünglichen Vollmacht,
- Name der bevollmächtigten Person,
- Aktenzeichen oder Kundennummer und
- Datum, ab dem die Vollmacht nicht mehr gelten soll.
Bewahren Sie eine Kopie und einen Nachweis über den Versand auf.
Was kann nicht immer durch eine andere Person erledigt werden?
Nicht jede Angelegenheit kann vollständig durch eine bevollmächtigte Person erledigt werden.
In bestimmten Fällen kann die zuständige Stelle verlangen, dass Sie:
- persönlich erscheinen,
- selbst unterschreiben,
- Ihre Identität nachweisen,
- eine Erklärung persönlich abgeben oder
- ein bestimmtes Formular verwenden.
Fragen Sie bei Unsicherheit vorher nach.
Datenschutz beachten
Eine bevollmächtigte Person kann je nach Umfang der Vollmacht persönliche Informationen erhalten.
Überlegen Sie deshalb genau, welche Daten weitergegeben werden dürfen.
Das kann zum Beispiel betreffen:
- Einkommen,
- Gesundheitsdaten,
- Versicherungsdaten,
- Familienangelegenheiten,
- Kontodaten oder
- andere persönliche Informationen.
Begrenzen Sie die Vollmacht auf das notwendige Maß.
Was sollte man nicht tun?
- Keine Blankovollmacht unterschreiben.
- Umfang der Vollmacht nicht unnötig weit fassen.
- Aktenzeichen oder Kundennummer nicht vergessen.
- Keine unzuverlässige Person bevollmächtigen.
- Befristung nicht vergessen, wenn die Vollmacht nur vorübergehend gelten soll.
- Empfang wichtiger Bescheide nicht ungeprüft erlauben.
- Keine Originalunterlagen ohne Grund aus der Hand geben.
- Widerruf nicht nur mündlich erklären.
- Kopie der Vollmacht nicht wegwerfen.
Wichtig
Diese Seite gibt eine erste Orientierung.
Welche Form und welche Angaben erforderlich sind, hängt von der zuständigen Behörde und vom konkreten Anliegen ab.
Fragen Sie bei Unsicherheit vorher bei der jeweiligen Stelle nach.
Kurz zusammengefasst
Legen Sie genau fest, wer Sie vertreten darf und welche Handlungen erlaubt sind. Begrenzen Sie die Vollmacht möglichst auf den konkreten Vorgang und einen bestimmten Zeitraum. Bewahren Sie eine Kopie auf und teilen Sie einen Widerruf schriftlich mit.
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