Wenn eine Behörde, Versicherung oder andere Stelle weitere Unterlagen verlangt, sollten Sie möglichst schnell reagieren.
Prüfen Sie genau, welche Dokumente fehlen und bis wann sie eingereicht werden sollen. Reichen Sie vorhandene Unterlagen sofort ein und teilen Sie schriftlich mit, wenn einzelne Nachweise noch fehlen.
Bewahren Sie immer Kopien und einen Nachweis über die Abgabe auf.
Wann müssen Unterlagen nachgereicht werden?
Unterlagen können zum Beispiel nachgereicht werden, wenn:
- ein Antrag noch nicht vollständig ist,
- ein Bescheid überprüft werden soll,
- eine Behörde weitere Nachweise verlangt,
- eine Versicherung einen Schaden prüft,
- eine Rechnung geklärt werden muss,
- ein Widerspruch begründet werden soll,
- eine Frist gesetzt wurde oder
- zusätzliche Angaben erforderlich sind.
Lesen Sie das Schreiben sorgfältig und erstellen Sie eine Liste der fehlenden Dokumente.
Welche Unterlagen können verlangt werden?
Je nach Anliegen können unterschiedliche Unterlagen notwendig sein.
Das können zum Beispiel sein:
- Personalausweis oder Reisepass,
- Meldebescheinigung,
- Einkommensnachweise,
- Kontoauszüge,
- Mietvertrag,
- Rechnungen,
- Zahlungsnachweise,
- ärztliche Bescheinigungen,
- Arbeitsvertrag,
- Lohnabrechnungen,
- Schul- oder Ausbildungsnachweise,
- Versicherungsunterlagen,
- Fotos,
- Schriftverkehr oder
- weitere geeignete Nachweise.
Prüfen Sie genau, welche Unterlagen tatsächlich verlangt werden.
Frist notieren
Achten Sie darauf, ob im Schreiben eine Frist genannt wird.
Notieren Sie:
- Datum des Schreibens,
- Datum, an dem der Brief angekommen ist,
- zuständige Stelle,
- Aktenzeichen oder Kundennummer,
- fehlende Unterlagen und
- Frist zur Einreichung.
Tragen Sie die Frist sofort in Ihren Kalender ein.
Vorhandene Unterlagen sofort einreichen
Warten Sie nicht unnötig, bis alle Dokumente vollständig vorliegen.
Reichen Sie bereits vorhandene Unterlagen sofort ein.
Schreiben Sie dazu:
- welche Unterlagen Sie beifügen,
- welche Unterlagen noch fehlen,
- warum diese noch nicht vorliegen und
- wann Sie diese voraussichtlich nachreichen können.
So kann die zuständige Stelle erkennen, dass Sie sich rechtzeitig um die Angelegenheit kümmern.
Kopien statt Originale versenden
Versenden Sie möglichst Kopien.
Bewahren Sie die Originalunterlagen bei sich auf.
Wenn eine Stelle ausdrücklich ein Original verlangt, fragen Sie nach:
- warum das Original benötigt wird,
- ob eine beglaubigte Kopie ausreicht,
- wie das Dokument sicher eingereicht werden soll und
- wann Sie es zurückerhalten.
Persönliche Angaben schützen
Prüfen Sie, ob Unterlagen Informationen enthalten, die mit dem Vorgang nichts zu tun haben.
Nicht benötigte Angaben können gegebenenfalls geschwärzt werden.
Das kann zum Beispiel betreffen:
- fremde Kontobewegungen,
- private Verwendungszwecke,
- Daten anderer Personen,
- medizinische Angaben ohne Bezug zum Anliegen oder
- andere nicht erforderliche Informationen.
Achten Sie darauf, dass die notwendigen Angaben weiterhin gut lesbar bleiben.
Aktenzeichen oder Kundennummer angeben
Geben Sie bei jeder Nachricht möglichst das Aktenzeichen oder die Kundennummer an.
Das kann zum Beispiel sein:
- Aktenzeichen,
- Kundennummer,
- Versicherungsnummer,
- Mitgliedsnummer,
- Beitragsnummer,
- Vertragsnummer,
- Rechnungsnummer oder
- andere Vorgangsnummer.
So kann Ihre Nachricht schneller richtig zugeordnet werden.
Anlagen übersichtlich aufführen
Schreiben Sie am Ende Ihres Briefs auf, welche Unterlagen beigefügt sind.
Beispiel:
Anlagen:
- Kopie des Bescheids
- Lohnabrechnung für Mai 2026
- Kontoauszug mit Zahlungsnachweis
- Mietvertrag
- weitere Nachweise
So kann der Empfänger prüfen, ob alle Unterlagen angekommen sind.
Fristverlängerung beantragen
Wenn einzelne Unterlagen noch fehlen, bitten Sie möglichst frühzeitig schriftlich um Fristverlängerung.
Schreiben Sie:
- welche Unterlagen fehlen,
- warum diese noch nicht vorliegen,
- welche Schritte Sie bereits unternommen haben und
- bis zu welchem Datum Sie die Unterlagen nachreichen können.
Warten Sie nicht bis zum letzten Tag.
Abgabe nachweisen
Bewahren Sie einen Nachweis darüber auf, dass Sie die Unterlagen eingereicht haben.
Geeignet sind zum Beispiel:
- Upload-Bestätigung,
- Eingangsbestätigung,
- E-Mail mit Versanddatum,
- Fax-Sendebericht,
- Versandnachweis,
- Einwurf-Einschreiben oder
- Bestätigung der persönlichen Abgabe.
Heben Sie den Nachweis zusammen mit einer Kopie Ihres Schreibens auf.
Persönliche Abgabe
Wenn Sie Unterlagen persönlich abgeben, nehmen Sie eine Kopie Ihres Schreibens mit.
Bitten Sie darum, den Eingang auf Ihrer Kopie mit:
- Datum,
- Stempel und
- Unterschrift
zu bestätigen.
So können Sie später nachweisen, dass die Unterlagen rechtzeitig abgegeben wurden.
Was tun, wenn die Frist schon abgelaufen ist?
Wenn die Frist bereits abgelaufen ist, reagieren Sie trotzdem sofort.
Reichen Sie vorhandene Unterlagen unverzüglich ein.
Erklären Sie kurz:
- warum die Frist nicht eingehalten werden konnte,
- welche Unterlagen Sie jetzt einreichen,
- welche Dokumente noch fehlen und
- wann die restlichen Unterlagen nachgereicht werden können.
Bitten Sie schriftlich um Mitteilung, ob weitere Schritte notwendig sind.
Was tun, wenn keine Antwort kommt?
Wenn Sie längere Zeit keine Rückmeldung erhalten, fragen Sie schriftlich nach.
Geben Sie an:
- Datum Ihrer früheren Nachricht,
- Aktenzeichen oder Kundennummer,
- eingereichte Unterlagen,
- Versandnachweis und
- Bitte um Bestätigung des Eingangs.
Bewahren Sie auch diese Anfrage auf.
Was sollte man nicht tun?
- Frist nicht einfach verstreichen lassen.
- Unterlagen nicht ohne Anschreiben verschicken.
- Aktenzeichen oder Kundennummer nicht vergessen.
- Keine Originalunterlagen ohne Grund versenden.
- Kontoauszüge nicht vollständig ungeschwärzt verschicken.
- Anlagen nicht vergessen.
- Versandnachweis nicht wegwerfen.
- Nicht nur telefonisch reagieren.
Wichtig
Diese Seite gibt eine erste Orientierung.
Welche Unterlagen erforderlich sind und welche Fristen gelten, hängt vom jeweiligen Vorgang ab.
Reichen Sie vorhandene Dokumente möglichst schnell ein und beantragen Sie bei fehlenden Unterlagen rechtzeitig eine Fristverlängerung.
Kurz zusammengefasst
Prüfen Sie, welche Unterlagen fehlen und welche Frist gilt. Reichen Sie vorhandene Dokumente sofort ein, verwenden Sie möglichst Kopien und geben Sie das Aktenzeichen an. Bewahren Sie eine Kopie Ihres Schreibens und einen Nachweis über die Abgabe auf.
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Vorlage: Unterlagen nachreichen
Die Vorlage kann heruntergeladen, ausgefüllt und an die zuständige Stelle geschickt werden.
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