Wenn Sie einen Termin bei einer Behörde, Versicherung oder anderen Stelle nicht wahrnehmen können, sollten Sie möglichst frühzeitig Bescheid geben.
Sagen Sie den Termin nicht einfach kommentarlos ab. Teilen Sie kurz mit, warum Sie verhindert sind, und bitten Sie bei Bedarf um einen neuen Termin.
Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Nachricht und einen Nachweis über die Übermittlung auf.
Wann sollte ein Termin abgesagt oder verschoben werden?
Eine Absage oder Verschiebung kann zum Beispiel notwendig sein bei:
- Krankheit,
- wichtigem Arzttermin,
- Arbeit oder Schichtdienst,
- Vorstellungsgespräch,
- Betreuung eines Kindes,
- Pflege eines Angehörigen,
- dringendem persönlichen Termin,
- fehlender Fahrmöglichkeit,
- verspäteter Zustellung der Einladung oder
- anderem nachvollziehbaren Grund.
Informieren Sie die zuständige Stelle möglichst frühzeitig.
Einladung sorgfältig lesen
Prüfen Sie:
- Datum des Termins,
- Uhrzeit,
- Anschrift,
- Zimmernummer, falls vorhanden,
- zuständige Ansprechperson,
- Aktenzeichen oder Kundennummer,
- Anlass des Termins,
- benötigte Unterlagen und
- Hinweise zu möglichen Folgen bei Nichterscheinen.
Bewahren Sie die Einladung gut auf.
Termin möglichst frühzeitig absagen
Sobald Sie wissen, dass Sie verhindert sind, informieren Sie die zuständige Stelle.
Warten Sie nicht bis zum Tag des Termins, wenn eine frühere Mitteilung möglich ist.
So kann rechtzeitig ein Ersatztermin vereinbart werden.
Schriftlich reagieren
Teilen Sie die Absage oder Bitte um Verschiebung möglichst schriftlich mit.
Geeignet sind zum Beispiel:
- Brief,
- E-Mail,
- Online-Portal,
- App,
- Kontaktformular,
- persönliche Abgabe oder
- anderer vorgesehener Weg.
Bei einem kurzfristigen Termin kann zusätzlich ein Anruf sinnvoll sein.
Verlassen Sie sich aber nicht nur auf ein Telefonat.
Aktenzeichen oder Kundennummer angeben
Geben Sie bei Ihrer Nachricht möglichst die vorhandene Nummer an.
Das kann zum Beispiel sein:
- Aktenzeichen,
- Kundennummer,
- Bedarfsgemeinschaftsnummer,
- Versicherungsnummer,
- Mitgliedsnummer,
- Vertragsnummer,
- Vorgangsnummer oder
- andere Kennzeichnung.
So kann Ihre Nachricht schneller richtig zugeordnet werden.
Grund kurz erklären
Erklären Sie knapp und sachlich, warum Sie den Termin nicht wahrnehmen können.
Beispiele:
- Aufgrund einer Erkrankung kann ich den Termin nicht wahrnehmen.
- Wegen eines bereits feststehenden Arbeitseinsatzes bitte ich um einen Ersatztermin.
- Da ich an diesem Tag einen wichtigen Arzttermin habe, bitte ich um Verschiebung.
- Aufgrund einer kurzfristigen persönlichen Verpflichtung bin ich verhindert.
Teilen Sie nur notwendige Informationen mit.
Nachweis beifügen
Wenn ein Nachweis verlangt wird oder sinnvoll ist, fügen Sie eine Kopie bei.
Das kann zum Beispiel sein:
- ärztliche Bescheinigung,
- Arbeitszeitnachweis,
- Einladung zu einem Vorstellungsgespräch,
- Terminbestätigung,
- Fahrplanänderung oder
- anderer geeigneter Nachweis.
Versenden Sie möglichst keine Originalunterlagen.
Neuen Termin erbitten
Wenn der Termin weiterhin notwendig ist, bitten Sie um einen Ersatztermin.
Sie können Zeiträume nennen, in denen Sie voraussichtlich erreichbar sind.
Beispiel:
Bitte teilen Sie mir schriftlich einen neuen Termin mit.
oder:
Nach Möglichkeit bitte ich um einen Ersatztermin ab dem 20. Juni 2026.
Bestätigung verlangen
Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung der Absage oder Terminverschiebung.
Zum Beispiel:
Bitte bestätigen Sie mir schriftlich, dass der Termin aufgehoben wurde und teilen Sie mir gegebenenfalls einen neuen Termin mit.
Bewahren Sie die Antwort sorgfältig auf.
Kurzfristige Verhinderung
Wenn Sie erst am Tag des Termins verhindert sind, reagieren Sie sofort.
Rufen Sie möglichst zusätzlich an und senden Sie eine kurze schriftliche Nachricht.
Notieren Sie:
- Uhrzeit des Anrufs,
- Name der Ansprechperson,
- Inhalt des Gesprächs und
- zugesagte nächsten Schritte.
Was tun, wenn keine Antwort kommt?
Wenn Sie keine Bestätigung erhalten, fragen Sie schriftlich nach.
Geben Sie an:
- Datum Ihrer Nachricht,
- ursprünglicher Termin,
- Aktenzeichen oder Kundennummer und
- Bitte um Bestätigung.
Bewahren Sie auch diese Nachfrage auf.
Was sollte man nicht tun?
- Termin nicht einfach versäumen.
- Nicht erst unnötig spät absagen.
- Aktenzeichen oder Kundennummer nicht vergessen.
- Nicht nur telefonisch reagieren.
- Keine Originalunterlagen ohne Grund verschicken.
- Nachweis über die Absage nicht wegwerfen.
- Neuen Termin nicht ungeprüft übersehen.
- Einladung nicht verlieren.
Wichtig
Diese Seite gibt eine erste Orientierung.
Welche Folgen ein versäumter Termin haben kann, hängt von der zuständigen Stelle und vom Anlass des Termins ab.
Informieren Sie die Stelle möglichst frühzeitig und bewahren Sie einen Nachweis über Ihre Nachricht auf.
Kurz zusammengefasst
Sagen Sie einen Termin möglichst frühzeitig schriftlich ab. Geben Sie Aktenzeichen oder Kundennummer an, erklären Sie den Grund kurz und bitten Sie bei Bedarf um einen Ersatztermin. Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Nachricht und die Bestätigung auf.
Passende Vorlage
Sie können einen Termin nicht wahrnehmen und möchten ihn absagen oder verschieben?
Dafür gibt es die passende Vorlage:
Vorlage: Termin absagen oder verschieben
Die Vorlage kann heruntergeladen, ausgefüllt und an die zuständige Stelle geschickt werden.
Preis für den Download: 2,90 Euro