Wenn Ihnen wichtige Unterlagen fehlen, können Sie die zuständige Behörde, Versicherung oder andere Stelle schriftlich um eine Kopie bitten.
Das kann sinnvoll sein, wenn ein Schreiben verloren gegangen ist, ein Bescheid nicht mehr auffindbar ist oder Sie Unterlagen für einen anderen Antrag benötigen.
Geben Sie möglichst genau an, welche Dokumente Sie brauchen und zu welchem Vorgang sie gehören.
Welche Unterlagen können angefordert werden?
Je nach Stelle können zum Beispiel Kopien angefordert werden von:
- Bescheiden,
- Schreiben,
- Rechnungen,
- Verträgen,
- Anträgen,
- eingereichten Unterlagen,
- Berechnungen,
- Zahlungsübersichten,
- Gutachten,
- Protokollen,
- Versicherungsunterlagen,
- Beitragsbescheiden,
- Mitgliedsbescheinigungen oder
- anderen Dokumenten.
Prüfen Sie vorher, welche Unterlagen Ihnen genau fehlen.
Bei welchen Stellen kann eine Kopie angefordert werden?
Eine Anfrage kann zum Beispiel gerichtet werden an:
- Jobcenter,
- Agentur für Arbeit,
- Sozialamt,
- Wohngeldstelle,
- Familienkasse,
- Jugendamt,
- Krankenkasse,
- Pflegekasse,
- Rentenversicherung,
- Finanzamt,
- Versicherung,
- Vermieter,
- Stromanbieter,
- Telefon- oder Internetanbieter,
- Bank,
- Gericht oder
- andere zuständige Stelle.
Unterlagen genau bezeichnen
Beschreiben Sie möglichst genau, welche Kopie Sie benötigen.
Geben Sie zum Beispiel an:
- Art des Dokuments,
- Datum des Schreibens,
- betroffener Zeitraum,
- Aktenzeichen,
- Kundennummer,
- Vertragsnummer,
- Versicherungsnummer,
- Rechnungsnummer oder
- andere Vorgangsnummer.
Beispiel:
„Bitte senden Sie mir eine Kopie des Bescheids vom 10. Juni 2026 zu.“
oder:
„Bitte senden Sie mir eine Kopie der Jahresabrechnung für den Zeitraum vom 1. Januar 2025 bis zum 31. Dezember 2025 zu.“
Aktenzeichen oder Kundennummer angeben
Geben Sie bei Ihrer Anfrage möglichst die passende Nummer an.
Das kann zum Beispiel sein:
- Aktenzeichen,
- Kundennummer,
- Mitgliedsnummer,
- Versicherungsnummer,
- Beitragsnummer,
- Vertragsnummer,
- Rechnungsnummer,
- Schadennummer oder
- Bedarfsgemeinschaftsnummer.
So kann die zuständige Stelle Ihre Anfrage schneller zuordnen.
Grund für die Anfrage nennen
Eine ausführliche Begründung ist meistens nicht notwendig.
Es reicht eine kurze und sachliche Erklärung.
Zum Beispiel:
- Die Unterlage liegt mir nicht mehr vor.
- Ich benötige die Kopie für meine persönlichen Unterlagen.
- Ich benötige das Dokument für einen weiteren Antrag.
- Ich benötige die Unterlage zur Prüfung eines Bescheids.
- Das ursprüngliche Schreiben ist bei mir nicht angekommen.
Kopie oder digitale Datei anfordern
Sie können darum bitten, die Unterlagen:
- per Post,
- per E-Mail,
- über ein Online-Portal,
- zur Abholung oder
- auf einem anderen vorgesehenen Weg
zu erhalten.
Schreiben Sie möglichst klar, welche Form Sie bevorzugen.
Beispiel:
„Bitte senden Sie mir die Kopie nach Möglichkeit per Post zu.“
oder:
„Bitte stellen Sie mir das Dokument nach Möglichkeit digital zur Verfügung.“
Kosten vorher klären
Für Kopien, Ausdrucke oder umfangreiche Unterlagen können Kosten entstehen.
Fragen Sie deshalb vorher nach:
- ob Gebühren berechnet werden,
- wie hoch die Kosten sind,
- ob eine kostenfreie digitale Übersendung möglich ist und
- welche Zahlungsweise vorgesehen ist.
Bei umfangreichen Akten kann ein Antrag auf Akteneinsicht sinnvoller sein.
Unterschied zwischen Kopie und Akteneinsicht
Wenn Sie nur ein bestimmtes Dokument benötigen, reicht häufig eine Bitte um Kopie aus.
Wenn Sie dagegen prüfen möchten, welche Unterlagen insgesamt zu einem Vorgang vorhanden sind, kann ein Antrag auf Akteneinsicht sinnvoller sein.
Prüfen Sie deshalb:
- Brauchen Sie nur ein einzelnes Schreiben?
- Brauchen Sie mehrere bestimmte Dokumente?
- Oder möchten Sie die gesamte Akte prüfen?
Fristen beachten
Eine Anfrage nach einer Kopie verlängert nicht automatisch laufende Fristen.
Wenn Sie das Dokument für einen Widerspruch, eine Stellungnahme oder eine Zahlung benötigen, reagieren Sie rechtzeitig.
Schreiben Sie gegebenenfalls zusätzlich:
„Da ich die Unterlage für eine vollständige Prüfung benötige, bitte ich um Verlängerung der laufenden Frist bis zum [Datum].“
Schriftlich anfragen
Bitten Sie möglichst schriftlich um die Kopie.
Geeignet sind zum Beispiel:
- Brief,
- E-Mail,
- Online-Portal,
- Kontaktformular,
- persönliche Abgabe oder
- anderer vorgesehener Weg.
Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Anfrage auf.
Antwort und Eingang nachweisen
Bitten Sie um eine kurze schriftliche Bestätigung.
Zum Beispiel:
„Bitte bestätigen Sie mir den Eingang meiner Anfrage schriftlich.“
Bewahren Sie auch einen Nachweis über die Übermittlung auf.
Geeignet sind zum Beispiel:
- Versandnachweis,
- E-Mail mit Versanddatum,
- Upload-Bestätigung,
- Eingangsbestätigung,
- Fax-Sendebericht oder
- Bestätigung der persönlichen Abgabe.
Was tun, wenn keine Antwort kommt?
Wenn Sie keine Rückmeldung erhalten, fragen Sie schriftlich nach.
Geben Sie an:
- Datum Ihrer ursprünglichen Anfrage,
- Aktenzeichen oder Kundennummer,
- gewünschte Unterlagen und
- Bitte um Mitteilung des Bearbeitungsstands.
Bewahren Sie auch diese Nachfrage auf.
Was tun, wenn die Herausgabe abgelehnt wird?
Wenn die zuständige Stelle die Übersendung einer Kopie ablehnt, bitten Sie um eine schriftliche Begründung.
Prüfen Sie:
- Welches Dokument wird nicht herausgegeben?
- Welcher Grund wird genannt?
- Werden Datenschutzgründe genannt?
- Fallen Kosten an?
- Ist eine Einsichtnahme vor Ort möglich?
- Gibt es eine andere Möglichkeit, das Dokument zu erhalten?
Holen Sie sich bei Bedarf fachkundige Unterstützung.
Welche Unterlagen sollte man aufbewahren?
Sammeln Sie insbesondere:
- eigene Anfrage,
- Aktenzeichen oder Kundennummer,
- Versandnachweis,
- Eingangsbestätigung,
- Antwort der zuständigen Stelle,
- Kostenhinweis,
- erhaltene Kopien,
- Nachfragen und
- weitere Schreiben.
Was sollte man nicht tun?
- Anfrage nicht zu ungenau formulieren.
- Aktenzeichen oder Kundennummer nicht vergessen.
- Laufende Fristen nicht übersehen.
- Nicht nur telefonisch nachfragen.
- Kosten nicht ungeprüft akzeptieren.
- Versandnachweis nicht wegwerfen.
- Antwort nicht ungeprüft abheften.
Wichtig
Diese Seite gibt eine erste Orientierung.
Ob eine Kopie übersandt wird, welche Form möglich ist und ob Kosten entstehen, hängt von der zuständigen Stelle und vom Umfang der Unterlagen ab.
Beschreiben Sie möglichst genau, welches Dokument Sie benötigen.
Kurz zusammengefasst
Geben Sie an, welche Unterlage Ihnen fehlt, zu welchem Vorgang sie gehört und in welcher Form Sie die Kopie erhalten möchten. Nennen Sie Aktenzeichen oder Kundennummer und beachten Sie weiterhin laufende Fristen. Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Anfrage und einen Versandnachweis auf.
Passende Vorlage
Sie möchten eine Kopie bestimmter Unterlagen anfordern?
Dafür gibt es die passende Vorlage:
Vorlage: Antrag auf Kopie von Unterlagen
Die Vorlage kann heruntergeladen, ausgefüllt und an die zuständige Stelle geschickt werden.
Preis für den Download: 2,90 Euro