Wenn Sie zu einem Vorgang eine klare Auskunft benötigen, sollten Sie möglichst schriftlich nachfragen.
Das ist besonders sinnvoll, wenn ein Telefonat nicht ausreicht, wichtige Angaben fehlen oder später nachgewiesen werden muss, welche Antwort Sie erhalten haben.
Formulieren Sie Ihre Fragen kurz und verständlich.
Wann ist eine schriftliche Auskunft sinnvoll?
Eine schriftliche Auskunft kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn:
- ein Bescheid unklar ist,
- eine Rechnung nicht nachvollziehbar ist,
- Unterlagen fehlen,
- eine Frist geprüft werden muss,
- ein Antrag noch nicht bearbeitet wurde,
- eine Zahlung unklar ist,
- ein Vertrag erklärt werden soll,
- eine Rückforderung nicht verständlich ist,
- ein Termin bestätigt werden soll oder
- Sie wissen möchten, welche nächsten Schritte notwendig sind.
Welche Stelle soll angeschrieben werden?
Prüfen Sie zuerst, welche Behörde, Versicherung oder andere Stelle zuständig ist.
Das kann zum Beispiel sein:
- Jobcenter,
- Agentur für Arbeit,
- Sozialamt,
- Wohngeldstelle,
- Familienkasse,
- Jugendamt,
- Krankenkasse,
- Pflegekasse,
- Rentenversicherung,
- Finanzamt,
- Versicherung,
- Vermieter,
- Stromanbieter,
- Telefon- oder Internetanbieter oder
- andere Stelle.
Aktenzeichen oder Kundennummer angeben
Geben Sie bei Ihrer Anfrage möglichst die vorhandene Nummer an.
Das kann zum Beispiel sein:
- Aktenzeichen,
- Kundennummer,
- Vertragsnummer,
- Versicherungsnummer,
- Mitgliedsnummer,
- Beitragsnummer,
- Rechnungsnummer,
- Schadennummer oder
- andere Vorgangsnummer.
So kann Ihre Anfrage schneller richtig zugeordnet werden.
Fragen möglichst konkret formulieren
Schreiben Sie genau, welche Auskunft Sie benötigen.
Beispiele:
- Bitte teilen Sie mir mit, welche Unterlagen noch fehlen.
- Bitte erläutern Sie mir, wie sich der geforderte Betrag zusammensetzt.
- Bitte teilen Sie mir mit, welche Frist gilt.
- Bitte bestätigen Sie mir, ob mein Antrag eingegangen ist.
- Bitte erläutern Sie mir, warum mein Antrag abgelehnt wurde.
- Bitte teilen Sie mir mit, welche weiteren Schritte erforderlich sind.
Vermeiden Sie allgemeine Formulierungen wie:
„Bitte erklären Sie mir alles.“
Je genauer die Frage ist, desto hilfreicher kann die Antwort sein.
Auf ein früheres Schreiben beziehen
Wenn sich Ihre Anfrage auf einen Brief, Bescheid oder eine Rechnung bezieht, nennen Sie:
- Datum des Schreibens,
- Betreff,
- Aktenzeichen oder Kundennummer,
- betroffenen Zeitraum und
- konkrete Frage.
Fügen Sie bei Bedarf eine Kopie des Schreibens bei.
Schriftliche Antwort verlangen
Bitten Sie ausdrücklich um eine schriftliche Antwort.
Zum Beispiel:
Bitte senden Sie mir Ihre Auskunft schriftlich zu.
oder:
Bitte beantworten Sie meine Fragen schriftlich bis zum 30. Juni 2026.
So können Sie die Antwort später nachvollziehen und aufbewahren.
Angemessene Frist setzen
Wenn die Angelegenheit wichtig ist oder bereits längere Zeit offensteht, können Sie um Antwort innerhalb einer angemessenen Frist bitten.
Beispiel:
Bitte senden Sie mir Ihre schriftliche Antwort bis spätestens zum 30. Juni 2026 zu.
Setzen Sie keine unnötig kurze Frist.
Unterlagen beifügen
Wenn Unterlagen zum Verständnis nötig sind, fügen Sie Kopien bei.
Das können zum Beispiel sein:
- Bescheid,
- Rechnung,
- Mahnung,
- Vertrag,
- Zahlungsnachweis,
- frühere Schreiben,
- Kontoauszug mit relevanter Buchung oder
- andere geeignete Nachweise.
Versenden Sie möglichst keine Originalunterlagen.
Datenschutz beachten
Schicken Sie nur die Informationen mit, die für die Bearbeitung notwendig sind.
Schwärzen Sie auf Unterlagen nicht benötigte persönliche Angaben.
Das kann zum Beispiel betreffen:
- andere Kontobewegungen,
- private Verwendungszwecke,
- Daten anderer Personen oder
- Informationen ohne Bezug zum Vorgang.
Versand nachweisen
Bewahren Sie einen Nachweis darüber auf, dass Sie Ihre Anfrage verschickt oder abgegeben haben.
Geeignet sind zum Beispiel:
- E-Mail mit Versanddatum,
- Upload-Bestätigung,
- Eingangsbestätigung,
- Fax-Sendebericht,
- Einwurf-Einschreiben,
- Versandnachweis oder
- Bestätigung der persönlichen Abgabe.
Bewahren Sie auch eine Kopie Ihres Schreibens auf.
Was tun, wenn keine Antwort kommt?
Wenn Sie innerhalb einer angemessenen Zeit keine Antwort erhalten, fragen Sie erneut schriftlich nach.
Geben Sie an:
- Datum Ihrer ursprünglichen Anfrage,
- Aktenzeichen oder Kundennummer,
- Inhalt Ihrer Anfrage und
- Bitte um schriftliche Rückmeldung.
Bewahren Sie auch diese Nachfrage auf.
Was sollte man nicht tun?
- Nicht nur telefonisch nachfragen.
- Aktenzeichen oder Kundennummer nicht vergessen.
- Keine unklaren Fragen stellen.
- Keine Originalunterlagen ohne Grund verschicken.
- Kontoauszüge nicht vollständig ungeschwärzt versenden.
- Nicht beleidigend oder drohend schreiben.
- Versandnachweis nicht wegwerfen.
- Antwort nicht ungeprüft abheften.
Wichtig
Diese Seite gibt eine erste Orientierung.
Eine klare schriftliche Anfrage hilft dabei, offene Fragen zu klären und spätere Missverständnisse zu vermeiden.
Kurz zusammengefasst
Formulieren Sie Ihre Fragen kurz und konkret. Geben Sie Aktenzeichen oder Kundennummer an und beziehen Sie sich auf das betreffende Schreiben. Bitten Sie ausdrücklich um eine schriftliche Antwort und bewahren Sie eine Kopie sowie den Versandnachweis auf.
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