Wenn Sie eine gesetzte Frist nicht einhalten können, sollten Sie nicht einfach abwarten.
Bitten Sie möglichst frühzeitig schriftlich um eine Fristverlängerung. Erklären Sie kurz und sachlich, warum Sie mehr Zeit benötigen und bis zu welchem Datum Sie die fehlenden Unterlagen oder Angaben nachreichen können.
Bewahren Sie eine Kopie Ihres Schreibens und einen Nachweis über den Versand auf.
Wann kann eine Fristverlängerung sinnvoll sein?
Eine Bitte um Fristverlängerung kann zum Beispiel sinnvoll sein, wenn:
- angeforderte Unterlagen noch fehlen,
- eine Bescheinigung noch nicht vorliegt,
- Sie auf eine Antwort einer anderen Stelle warten,
- Sie krank sind,
- ein wichtiger Termin nicht rechtzeitig möglich ist,
- Unterlagen erst beschafft werden müssen,
- Sie zusätzliche Zeit für eine vollständige Stellungnahme benötigen oder
- ein anderer nachvollziehbarer Grund vorliegt.
Frist sofort notieren
Lesen Sie das Schreiben sorgfältig und tragen Sie die Frist sofort in Ihren Kalender ein.
Notieren Sie:
- Datum des Schreibens,
- Datum, an dem der Brief angekommen ist,
- zuständige Stelle,
- Aktenzeichen oder Kundennummer,
- verlangte Unterlagen oder Angaben und
- Ende der Frist.
Warten Sie nicht bis zum letzten Tag.
Schriftlich reagieren
Bitten Sie möglichst schriftlich um Fristverlängerung.
Geeignet sind zum Beispiel:
- Brief,
- E-Mail,
- Online-Portal,
- Kontaktformular,
- persönliche Abgabe oder
- anderer von der Stelle vorgesehener Weg.
Eine telefonische Nachfrage kann zusätzlich sinnvoll sein.
Verlassen Sie sich aber nicht nur auf ein Telefonat.
Aktenzeichen oder Kundennummer angeben
Geben Sie bei Ihrem Schreiben möglichst das Aktenzeichen oder die Kundennummer an.
So kann Ihre Anfrage schneller richtig zugeordnet werden.
Das kann zum Beispiel sein:
- Aktenzeichen,
- Kundennummer,
- Vertragsnummer,
- Versicherungsnummer,
- Mitgliedsnummer,
- Beitragsnummer oder
- Rechnungsnummer.
Grund kurz erklären
Erklären Sie sachlich, warum Sie die Frist nicht einhalten können.
Beispiele:
- Die angeforderte Bescheinigung liegt mir noch nicht vor.
- Ich habe die Unterlagen bereits angefordert, aber noch nicht erhalten.
- Aufgrund einer Erkrankung benötige ich zusätzliche Zeit.
- Ich warte noch auf eine Rückmeldung einer anderen Stelle.
- Für eine vollständige Antwort muss ich zunächst weitere Unterlagen beschaffen.
Schreiben Sie nur das, was für die Bearbeitung notwendig ist.
Neues Datum vorschlagen
Nennen Sie möglichst ein konkretes Datum.
Beispiel:
Ich bitte darum, die Frist bis zum 30. Juni 2026 zu verlängern.
Wählen Sie ein realistisches Datum.
Versprechen Sie keine Nachreichung zu einem Termin, den Sie voraussichtlich nicht einhalten können.
Vorhandene Unterlagen bereits einreichen
Wenn bereits einige Unterlagen vorhanden sind, können Sie diese sofort mitsenden.
Schreiben Sie dazu:
- welche Unterlagen Sie bereits einreichen,
- welche Unterlagen noch fehlen und
- wann Sie die restlichen Dokumente voraussichtlich nachreichen können.
So zeigen Sie, dass Sie sich rechtzeitig um die Angelegenheit kümmern.
Bestätigung verlangen
Bitten Sie um eine schriftliche Bestätigung.
Zum Beispiel:
Bitte teilen Sie mir schriftlich mit, ob die beantragte Fristverlängerung gewährt wird.
Bewahren Sie die Antwort sorgfältig auf.
Ist eine Fristverlängerung immer möglich?
Eine Fristverlängerung wird nicht automatisch gewährt.
Ob zusätzliche Zeit möglich ist, hängt von der Art der Frist und vom Einzelfall ab.
Bei manchen Fristen kann eine Verlängerung ausgeschlossen oder nur eingeschränkt möglich sein.
Handeln Sie deshalb immer möglichst frühzeitig.
Versand nachweisen
Bewahren Sie einen Nachweis darüber auf, dass Sie rechtzeitig reagiert haben.
Geeignet sind zum Beispiel:
- Kopie des Schreibens,
- Versandnachweis,
- Einwurf-Einschreiben,
- E-Mail mit Versanddatum,
- Upload-Bestätigung,
- Eingangsbestätigung oder
- Bestätigung der persönlichen Abgabe.
Was tun, wenn die Frist schon abgelaufen ist?
Wenn die Frist bereits abgelaufen ist, reagieren Sie trotzdem sofort.
Erklären Sie kurz:
- warum die Frist nicht eingehalten werden konnte,
- welche Unterlagen Sie jetzt einreichen,
- welche Unterlagen noch fehlen und
- wann Sie die fehlenden Dokumente nachreichen können.
Bitten Sie schriftlich um Mitteilung, welche weiteren Schritte notwendig sind.
Was sollte man nicht tun?
- Frist nicht einfach verstreichen lassen.
- Nicht erst am letzten Tag reagieren.
- Nicht nur telefonisch nachfragen.
- Aktenzeichen oder Kundennummer nicht vergessen.
- Keine unrealistischen Termine versprechen.
- Keine Originalunterlagen ohne Grund verschicken.
- Versandnachweis nicht wegwerfen.
- Antwort der zuständigen Stelle nicht ungeprüft abheften.
Wichtig
Diese Seite gibt eine erste Orientierung.
Ob eine Frist verlängert werden kann, hängt von der Art der Frist und vom Einzelfall ab.
Bitten Sie möglichst frühzeitig schriftlich um zusätzliche Zeit und bewahren Sie einen Nachweis über Ihre Anfrage auf.
Kurz zusammengefasst
Notieren Sie die Frist sofort und reagieren Sie frühzeitig. Erklären Sie kurz, warum Sie mehr Zeit benötigen, nennen Sie ein realistisches neues Datum und bitten Sie um schriftliche Bestätigung. Reichen Sie vorhandene Unterlagen möglichst bereits ein.
Passende Vorlage
Sie möchten schriftlich um eine Fristverlängerung bitten?
Dafür gibt es die passende Vorlage:
Vorlage: Bitte um Fristverlängerung
Die Vorlage kann heruntergeladen, ausgefüllt und an die zuständige Stelle geschickt werden.
Preis für den Download: 2,90 Euro