Ein schriftlicher Brief an eine Behörde, eine Versicherung oder einen anderen Vertragspartner sollte übersichtlich und verständlich aufgebaut sein.
Sie müssen keine komplizierten Formulierungen verwenden. Wichtig ist, dass der Empfänger erkennen kann, wer schreibt, worum es geht und welche Antwort oder Handlung erwartet wird.
Bewahren Sie immer eine Kopie Ihres Schreibens auf.
Welche Angaben gehören in einen Brief?
Ein normaler Brief sollte möglichst folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des Absenders,
- Name und Anschrift des Empfängers,
- Ort und Datum,
- Kundennummer, Aktenzeichen oder Vertragsnummer, falls vorhanden,
- aussagekräftiger Betreff,
- verständlicher Brieftext,
- Bitte um eine Antwort oder Bestätigung,
- freundliche Grußformel,
- Unterschrift und
- Anlagen, falls Unterlagen beigefügt werden.
Absender eintragen
Schreiben Sie oben Ihre vollständigen Kontaktdaten hin.
Dazu gehören:
- Vorname und Nachname,
- Straße und Hausnummer,
- Postleitzahl und Ort,
- Telefonnummer, falls sinnvoll, und
- E-Mail-Adresse, falls sinnvoll.
So kann der Empfänger erkennen, von wem das Schreiben kommt und wie Sie erreichbar sind.
Empfänger richtig angeben
Tragen Sie den Namen der Behörde, Firma oder anderen Stelle ein.
Falls bekannt, nennen Sie zusätzlich:
- zuständige Abteilung,
- Ansprechpartner,
- Straße und Hausnummer,
- Postleitzahl und Ort.
Prüfen Sie die Anschrift sorgfältig.
Ort und Datum
Schreiben Sie Ort und Datum oberhalb des Brieftexts.
Beispiel:
Landau an der Isar, 15. Juni 2026
Das Datum kann später wichtig sein, wenn geprüft werden muss, wann Sie geantwortet oder eine Frist eingehalten haben.
Aktenzeichen oder Kundennummer
Wenn ein Schreiben bereits eine Nummer enthält, geben Sie diese in Ihrer Antwort an.
Das kann zum Beispiel sein:
- Aktenzeichen,
- Kundennummer,
- Vertragsnummer,
- Versicherungsnummer,
- Mitgliedsnummer,
- Beitragsnummer,
- Rechnungsnummer oder
- Schadennummer.
So kann Ihr Schreiben schneller richtig zugeordnet werden.
Betreff formulieren
Der Betreff sollte kurz und verständlich sein.
Beispiele:
- Betreff: Ihre Mahnung vom 10. Juni 2026
- Betreff: Bitte um Fristverlängerung
- Betreff: Nachreichung fehlender Unterlagen
- Betreff: Mitteilung meiner neuen Anschrift
- Betreff: Bitte um schriftliche Auskunft
Der Empfänger erkennt dadurch sofort, worum es geht.
Brieftext schreiben
Beginnen Sie mit einer höflichen Anrede.
Beispiel:
Sehr geehrte Damen und Herren,
Schreiben Sie anschließend kurz und sachlich:
- auf welches Schreiben Sie antworten,
- worum es geht,
- welche Unterlagen Sie beifügen,
- welche Frage Sie haben,
- welche Änderung mitgeteilt werden soll oder
- welche Entscheidung Sie erwarten.
Vermeiden Sie lange und unübersichtliche Texte.
Sachlich bleiben
Bleiben Sie auch dann höflich und sachlich, wenn Sie verärgert sind.
Vermeiden Sie:
- Beleidigungen,
- Vermutungen ohne Nachweise,
- Drohungen,
- unnötig lange Erklärungen und
- unklare Formulierungen.
Beschreiben Sie möglichst genau, was passiert ist.
Konkrete Bitte formulieren
Schreiben Sie am Ende deutlich, was Sie möchten.
Beispiele:
- Bitte bestätigen Sie mir den Eingang dieses Schreibens schriftlich.
- Bitte senden Sie mir eine nachvollziehbare Berechnung zu.
- Bitte verlängern Sie die Frist bis zum 30. Juni 2026.
- Bitte teilen Sie mir mit, welche Unterlagen noch benötigt werden.
- Bitte senden Sie mir Ihre Antwort schriftlich zu.
Freundliche Grußformel verwenden
Beenden Sie den Brief mit:
Mit freundlichen Grüßen
Darunter setzen Sie Ihre Unterschrift und schreiben zusätzlich Ihren Namen gut lesbar hin.
Anlagen aufführen
Wenn Sie Unterlagen beifügen, schreiben Sie unter den Brief:
Anlagen:
- Kopie des Schreibens,
- Kopie der Rechnung,
- Zahlungsnachweis,
- Nachweis über Unterlagen,
- Fotos oder
- weitere Dokumente.
So kann der Empfänger prüfen, ob alles angekommen ist.
Kopien statt Originale verschicken
Versenden Sie möglichst keine Originalunterlagen.
Schicken Sie in der Regel Kopien.
Bewahren Sie Originale gut auf.
Wenn eine Stelle ausdrücklich ein Original verlangt, fragen Sie nach, ob eine beglaubigte Kopie ausreicht.
Versand nachweisen
Bei wichtigen Schreiben sollten Sie nachweisen können, wann der Brief abgeschickt oder abgegeben wurde.
Geeignet sind zum Beispiel:
- persönliche Abgabe mit Eingangsbestätigung,
- Einwurf-Einschreiben,
- Versandnachweis,
- Fax-Sendebericht,
- E-Mail mit Versanddatum,
- Upload-Bestätigung oder
- Bestätigung aus einem Online-Portal.
Bewahren Sie den Nachweis zusammen mit einer Kopie des Briefs auf.
Brief vor dem Absenden prüfen
Kontrollieren Sie vor dem Versand:
- Ist der Empfänger richtig?
- Ist das Datum eingetragen?
- Ist das Aktenzeichen angegeben?
- Ist der Betreff verständlich?
- Ist der Text vollständig?
- Sind Anlagen aufgeführt?
- Sind Kopien beigefügt?
- Ist der Brief unterschrieben?
- Haben Sie eine Kopie für Ihre Unterlagen?
- Können Sie den Versand später nachweisen?
Was sollte man nicht tun?
- Brief nicht ohne Absender verschicken.
- Aktenzeichen oder Kundennummer nicht vergessen.
- Keine Originalunterlagen ohne Grund versenden.
- Keine Beleidigungen oder Drohungen schreiben.
- Anlagen nicht vergessen.
- Brief nicht ohne Kopie verschicken.
- Versandnachweis nicht wegwerfen.
Wichtig
Diese Seite gibt eine erste Orientierung.
Ein übersichtlicher und sachlicher Brief hilft dabei, dass Ihr Anliegen schneller verstanden und richtig zugeordnet werden kann.
Kurz zusammengefasst
Schreiben Sie Ihre Kontaktdaten, den Empfänger, das Datum, Aktenzeichen und einen verständlichen Betreff in den Brief. Formulieren Sie Ihr Anliegen kurz und sachlich. Fordern Sie eine schriftliche Antwort an und bewahren Sie eine Kopie sowie einen Versandnachweis auf.
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