Wenn der Arbeitgeber Unterlagen anfordert, sollte das Schreiben nicht ignoriert werden.
Prüfen Sie zuerst genau, welche Dokumente verlangt werden, warum diese benötigt werden und bis wann Sie reagieren sollen.
Nicht jede Unterlage muss ungeprüft herausgegeben werden. Gleichzeitig kann der Arbeitgeber bestimmte Nachweise benötigen, um das Arbeitsverhältnis ordnungsgemäß durchzuführen oder gesetzliche Pflichten zu erfüllen.
Welche Unterlagen kann der Arbeitgeber verlangen?
Je nach Situation können zum Beispiel folgende Unterlagen erforderlich sein:
- Steuer-Identifikationsnummer,
- Sozialversicherungsnummer,
- Bankverbindung für die Lohnzahlung,
- Nachweis über die Krankenversicherung,
- Arbeitserlaubnis oder Aufenthaltstitel, falls erforderlich,
- Führerschein bei einer Fahrtätigkeit,
- Qualifikationsnachweise,
- Arbeitsunfähigkeitsnachweis,
- Nachweise für die Lohnabrechnung,
- Bescheinigungen für besondere Tätigkeiten oder
- andere arbeitsbezogene Dokumente.
Welche Unterlagen tatsächlich notwendig sind, hängt von der Tätigkeit und vom konkreten Anlass ab.
Aufforderung sorgfältig lesen
Prüfen Sie:
- Welche Unterlagen werden genau verlangt?
- Für welchen Zweck werden sie benötigt?
- Bis wann sollen sie eingereicht werden?
- Soll eine Kopie ausreichen?
- Muss ein Formular ausgefüllt werden?
- An welche Stelle sollen die Unterlagen geschickt werden?
- Wurde bereits eine Erinnerung oder Fristsetzung ausgesprochen?
Bewahren Sie das Schreiben oder die E-Mail auf.
Nur erforderliche Unterlagen einreichen
Reichen Sie grundsätzlich nur die Unterlagen ein, die für den genannten Zweck notwendig sind.
Prüfen Sie, ob ein Dokument Angaben enthält, die mit der Anfrage nichts zu tun haben.
Nicht erforderliche persönliche Angaben können gegebenenfalls geschwärzt werden.
Das kann zum Beispiel betreffen:
- private Kontobewegungen,
- Angaben zu Familienmitgliedern,
- nicht benötigte medizinische Informationen,
- private Anschriften anderer Personen oder
- andere persönliche Daten ohne Bezug zum Arbeitsverhältnis.
Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie schriftlich nach, welche Angaben benötigt werden.
Kopien statt Originale einreichen
Geben Sie Originalunterlagen nur aus der Hand, wenn dies tatsächlich erforderlich ist.
In vielen Fällen reicht eine Kopie oder eine digitale Datei aus.
Bewahren Sie selbst ebenfalls eine Kopie auf.
Wenn ein Original nur zur Einsicht benötigt wird, bitten Sie darum, es direkt wieder zurückzuerhalten.
Was tun bei einer Krankmeldung?
Wenn Sie arbeitsunfähig sind, informieren Sie den Arbeitgeber unverzüglich.
Teilen Sie mit:
- dass Sie arbeitsunfähig sind und
- wie lange die Arbeitsunfähigkeit voraussichtlich dauert.
Eine Diagnose müssen Sie dem Arbeitgeber grundsätzlich nicht ungefragt mitteilen.
Je nach Beschäftigung und persönlicher Situation kann der Arbeitgeber den Nachweis elektronisch bei der Krankenkasse abrufen oder eine Bescheinigung benötigen.
Fragen Sie bei Unsicherheit beim Arbeitgeber oder bei Ihrer Krankenkasse nach.
Was tun, wenn der Arbeitgeber medizinische Unterlagen verlangt?
Gehen Sie mit medizinischen Unterlagen besonders vorsichtig um.
Reichen Sie nicht ungeprüft vollständige Arztberichte, Diagnosen oder Behandlungsunterlagen ein.
Bitten Sie schriftlich um eine Erklärung:
- Welche konkrete Information wird benötigt?
- Warum wird diese benötigt?
- Reicht eine einfache Bescheinigung aus?
- Wer erhält Einsicht in die Unterlagen?
- Wie werden die Daten geschützt?
Holen Sie sich bei Unsicherheit fachkundige Beratung.
Was tun bei Qualifikationsnachweisen?
Bei bestimmten Tätigkeiten kann der Arbeitgeber Nachweise verlangen.
Das kann zum Beispiel betreffen:
- Führerschein,
- Fahrerkarte,
- Berufsausbildung,
- Staplerschein,
- Gesundheitszeugnis,
- Sicherheitsunterweisung,
- Arbeitserlaubnis oder
- vorgeschriebene Fortbildungen.
Prüfen Sie, ob der Nachweis für Ihre Tätigkeit erforderlich ist.
Reichen Sie nach Möglichkeit eine Kopie ein und bewahren Sie das Original auf.
Was tun, wenn die Anfrage unklar ist?
Wenn Sie nicht verstehen, welche Unterlagen verlangt werden oder warum diese benötigt werden, fragen Sie schriftlich nach.
Bitten Sie um:
- genaue Bezeichnung der Unterlagen,
- Erläuterung des Zwecks,
- Mitteilung der Frist,
- Information, ob eine Kopie genügt und
- Kontaktdaten für Rückfragen.
Ignorieren Sie die Anfrage nicht.
Frist beachten
Achten Sie auf die gesetzte Frist.
Wenn Sie die Unterlagen nicht rechtzeitig beschaffen können, teilen Sie dies dem Arbeitgeber möglichst frühzeitig schriftlich mit.
Bitten Sie um eine angemessene Fristverlängerung und nennen Sie kurz den Grund.
Bewahren Sie einen Nachweis über Ihre Nachricht auf.
Abgabe nachweisen
Wenn Sie Unterlagen einreichen, dokumentieren Sie die Abgabe.
Geeignet sind zum Beispiel:
- persönliche Abgabe mit Empfangsbestätigung,
- E-Mail mit gesendeter Nachricht,
- Upload-Bestätigung,
- Kopie des Schreibens,
- Versandnachweis oder
- schriftliche Bestätigung der Personalabteilung.
Was tun bei Zweifeln?
Holen Sie sich Unterstützung, wenn:
- sehr persönliche Unterlagen verlangt werden,
- vollständige medizinische Unterlagen angefordert werden,
- der Zweck der Anfrage unklar bleibt,
- eine Abmahnung oder Kündigung angedroht wird,
- Sie sich unter Druck gesetzt fühlen oder
- Sie nicht wissen, ob die Forderung berechtigt ist.
Mögliche Ansprechpartner sind:
- Betriebsrat,
- Personalrat,
- Gewerkschaft,
- Rechtsanwaltskanzlei für Arbeitsrecht,
- Datenschutzbeauftragter des Unternehmens oder
- zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde.
Welche Unterlagen sollte man aufbewahren?
Bewahren Sie insbesondere auf:
- Aufforderung des Arbeitgebers,
- eigene Antwort,
- Kopien der eingereichten Unterlagen,
- Versandnachweis,
- Eingangsbestätigung,
- E-Mails,
- Gesprächsnotizen und
- mögliche Fristverlängerung.
Was sollte man nicht tun?
- Anfrage nicht ignorieren.
- Frist nicht einfach verstreichen lassen.
- Keine Originalunterlagen ohne Grund aus der Hand geben.
- Keine unnötigen persönlichen Angaben offenlegen.
- Medizinische Unterlagen nicht ungeprüft weitergeben.
- Nicht nur mündlich reagieren.
- Keine Kopien und Nachweise wegwerfen.
Wichtig
Diese Seite gibt eine erste Orientierung.
Ob der Arbeitgeber bestimmte Unterlagen verlangen darf, hängt vom Zweck der Anfrage, von der Tätigkeit und vom Einzelfall ab.
Kurz zusammengefasst
Lesen Sie die Anfrage sorgfältig und achten Sie auf die Frist. Reichen Sie nur die notwendigen Unterlagen ein und bewahren Sie Kopien auf. Fragen Sie schriftlich nach, wenn die Forderung unklar ist. Gehen Sie mit persönlichen und medizinischen Daten besonders vorsichtig um.
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Musterbrief: Bitte um Erläuterung der angeforderten Unterlagen und Fristverlängerung
Der Musterbrief kann heruntergeladen, ausgefüllt und an den Arbeitgeber oder die Personalabteilung geschickt werden.
Preis für den Download: 2,90 Euro