Das Finanzamt kann zusätzliche Unterlagen oder Nachweise anfordern, wenn für die Bearbeitung noch Informationen fehlen.
Das ist zunächst nichts Ungewöhnliches. Wichtig ist, genau zu prüfen, welche Unterlagen verlangt werden und bis wann diese eingereicht werden sollen.
1. Schreiben vollständig lesen
Achten Sie besonders auf:
- Datum des Schreibens
- Steuernummer
- Aktenzeichen oder Vorgangsnummer
- geforderte Unterlagen
- Frist für die Nachreichung
- zuständige Stelle oder Ansprechpartner
- mögliche Folgen, wenn Unterlagen fehlen
Markieren Sie am besten direkt im Schreiben, welche Unterlagen benötigt werden.
2. Unterlagen sammeln
Je nach Vorgang können zum Beispiel folgende Nachweise verlangt werden:
- Rechnungen
- Zahlungsnachweise
- Kontoauszüge
- Spendenquittungen
- Handwerkerrechnungen
- Bescheinigungen
- Mietunterlagen
- Versicherungsnachweise
- Lohnunterlagen
- Nachweise zu Fahrtkosten
- Unterlagen zu Nebeneinkünften
- weitere Belege
Legen Sie die Unterlagen geordnet zusammen und prüfen Sie, ob alle Seiten vollständig und gut lesbar sind.
3. Nur die verlangten Unterlagen einreichen
Senden Sie möglichst nur die Unterlagen, die tatsächlich angefordert wurden.
Zu viele ungeordnete Belege können die Bearbeitung erschweren.
Erstellen Sie am besten eine kurze Liste der beigefügten Unterlagen.
Beispiel:
Beigefügte Unterlagen:
- Rechnung vom ___________________________
- Zahlungsnachweis vom ___________________________
- Bescheinigung über ___________________________
4. Möglichst keine Originale verschicken
Wenn Sie Unterlagen per Post versenden, reichen Sie möglichst nur Kopien ein.
Originale sollten nur verschickt werden, wenn das Finanzamt diese ausdrücklich verlangt.
Bewahren Sie die Originale sicher bei sich auf.
5. Elektronische Nachreichung über Mein ELSTER
Wer ein Benutzerkonto bei Mein ELSTER hat, kann Unterlagen auch elektronisch übermitteln.
Dafür gibt es das Formular:
Belegnachreichung
Damit können Belege als PDF-Dateien und E-Rechnungen direkt an das Finanzamt übermittelt werden.
Achten Sie darauf:
- alle Dateien gut lesbar einscannen
- sinnvolle Dateinamen verwenden
- mehrere Seiten möglichst in richtiger Reihenfolge speichern
- prüfen, ob jede Datei geöffnet werden kann
- nur die erforderlichen Unterlagen senden
Beispiel für einen Dateinamen:
2026-06-07_Handwerkerrechnung.pdf
6. Begleitschreiben beifügen
Wenn Sie Unterlagen nachreichen, sollte ein kurzes Begleitschreiben dabei sein.
Musterformulierung
Sehr geehrte Damen und Herren,
bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom ___________________________ reiche ich die angeforderten Unterlagen zu meinem Vorgang nach.
Steuernummer: ___________________________
Aktenzeichen / Vorgangsnummer: ___________________________
Folgende Unterlagen sind beigefügt:
Bitte ordnen Sie die Unterlagen meinem Vorgang zu.
Falls noch weitere Angaben oder Unterlagen erforderlich sind, bitte ich um eine kurze schriftliche Mitteilung.
Mit freundlichen Grüßen
Unterschrift
7. Wenn Unterlagen fehlen
Wenn Sie noch nicht alle Unterlagen beschaffen konnten, sollten Sie nicht einfach abwarten.
Schreiben Sie dem Finanzamt kurz:
- welche Unterlagen bereits vorliegen
- welche Unterlagen noch fehlen
- warum diese noch fehlen
- bis wann Sie die restlichen Unterlagen voraussichtlich nachreichen können
Falls nötig, bitten Sie schriftlich um Fristverlängerung.
8. Nachweis sichern
Bewahren Sie auf:
- Kopie des Anschreibens
- Kopien der eingereichten Unterlagen
- Versandnachweis
- Eingangsbestätigung, falls vorhanden
- Sendebestätigung von Mein ELSTER
- Antwort des Finanzamts
So können Sie später besser nachvollziehen, was Sie wann eingereicht haben.
Vor dem Absenden prüfen
☐ alle verlangten Unterlagen gesammelt
☐ nur erforderliche Unterlagen beigefügt
☐ Unterlagen vollständig und gut lesbar
☐ Steuernummer oder Aktenzeichen angegeben
☐ Begleitschreiben erstellt
☐ keine Originale unnötig verschickt
☐ eigene Kopien aufbewahrt
☐ Frist geprüft
☐ Versand- oder Abgabenachweis gesichert
Kurz zusammengefasst
Wenn Unterlagen beim Finanzamt nachgereicht werden müssen:
- Schreiben genau lesen
- verlangte Unterlagen sammeln
- nur erforderliche Belege einreichen
- Kopien statt Originale verwenden
- Begleitschreiben beifügen
- Frist prüfen
- bei fehlenden Unterlagen frühzeitig Bescheid geben
- Nachweis über Versand oder elektronische Übermittlung aufbewahren
Hinweis
Diese Seite enthält keine Steuerberatung und keine Rechtsberatung. Sie dient lediglich als Orientierung für einfache Schreiben und Behördengänge. Je nach Vorgang und persönlicher Situation können weitere Unterlagen erforderlich sein. Bei unklaren Anforderungen oder wichtigen Fristen sollte fachkundige Beratung eingeholt werden.
Mein ELSTER stellt für diesen Zweck das Formular „Belegnachreichung“ bereit. Damit können PDF-Dateien und E-Rechnungen direkt an das Finanzamt übermittelt werden. Die bayerische Finanzverwaltung weist außerdem darauf hin, Papierbelege im Ausnahmefall nur als Kopie einzureichen. (elster.de)