Wenn die Familienkasse Unterlagen anfordert, sollten Sie das Schreiben nicht ignorieren.
Lesen Sie genau, welche Nachweise fehlen und bis wann diese eingereicht werden sollen.
Auch wenn Sie noch nicht alle Unterlagen beschaffen können, sollten Sie innerhalb der genannten Frist reagieren. Teilen Sie schriftlich mit, welche Dokumente noch fehlen, warum diese noch nicht vorliegen und wann Sie diese voraussichtlich nachreichen können.
Welche Unterlagen können fehlen?
Je nach Anliegen und persönlicher Situation können unterschiedliche Nachweise benötigt werden.
Das können zum Beispiel sein:
- Schulbescheinigung,
- Ausbildungsvertrag,
- Ausbildungsnachweis,
- Studienbescheinigung,
- Prüfungszeugnis,
- Nachweis über Arbeitssuche,
- Nachweis über die Suche nach einem Ausbildungsplatz,
- Bescheinigung über einen Freiwilligendienst,
- Geburtsurkunde oder Geburtsbescheinigung,
- Steuer-Identifikationsnummer,
- Nachweis über den Wohnsitz,
- Meldebescheinigung,
- Nachweise über Einkommen,
- Nachweis über Unterhaltszahlungen,
- Nachweise bei einem Auslandsbezug,
- Nachweise bei einer Behinderung oder
- weitere angeforderte Unterlagen.
Prüfen Sie das Schreiben sorgfältig und erstellen Sie eine Liste der fehlenden Dokumente.
Frist sofort notieren
Achten Sie darauf, ob im Schreiben eine Frist genannt wird.
Notieren Sie:
- Datum des Schreibens,
- Datum, an dem der Brief angekommen ist,
- Kindergeldnummer,
- betroffenes Kind,
- fehlende Unterlagen,
- zuständige Stelle und
- Frist zur Einreichung.
Tragen Sie die Frist sofort in Ihren Kalender ein.
Warten Sie nicht bis zum letzten Tag.
Vorhandene Unterlagen sofort einreichen
Wenn bereits einige Unterlagen vorhanden sind, reichen Sie diese möglichst schnell ein.
Warten Sie nicht unnötig, bis alle Nachweise vollständig vorliegen.
Teilen Sie der Familienkasse mit:
- welche Unterlagen Sie bereits einreichen,
- welche Unterlagen noch fehlen,
- warum diese noch nicht vorliegen und
- wann Sie diese voraussichtlich nachreichen können.
So zeigen Sie, dass Sie sich rechtzeitig um die fehlenden Dokumente kümmern.
Fristverlängerung beantragen
Wenn Sie die Unterlagen nicht rechtzeitig beschaffen können, bitten Sie schriftlich um eine Fristverlängerung.
Geben Sie an:
- welche Nachweise fehlen,
- warum diese noch nicht vorliegen,
- welche Schritte Sie bereits unternommen haben und
- bis zu welchem Datum Sie die Unterlagen voraussichtlich nachreichen können.
Bewahren Sie eine Kopie Ihres Schreibens und einen Nachweis über die Abgabe oder den Versand auf.
Schulbescheinigung fehlt
Wenn eine Schulbescheinigung fehlt, wenden Sie sich möglichst schnell an die Schule.
Bitten Sie um eine aktuelle Bescheinigung und prüfen Sie, ob folgende Angaben enthalten sind:
- Name des Kindes,
- Schule,
- Zeitraum des Schulbesuchs und
- gegebenenfalls voraussichtliches Ende des Schulbesuchs.
Wenn die Bescheinigung nicht rechtzeitig vorliegt, informieren Sie die Familienkasse schriftlich.
Ausbildungsnachweis fehlt
Wenn ein Ausbildungsvertrag oder eine Ausbildungsbescheinigung fehlt, wenden Sie sich an den Ausbildungsbetrieb.
Bitten Sie um eine Kopie oder eine schriftliche Bestätigung.
Prüfen Sie, ob folgende Angaben enthalten sind:
- Name des Kindes,
- Ausbildungsbetrieb,
- Ausbildungsberuf,
- Beginn der Ausbildung und
- voraussichtliches Ende der Ausbildung.
Studienbescheinigung fehlt
Wenn eine Studienbescheinigung fehlt, wenden Sie sich an die Hochschule oder laden Sie die Bescheinigung aus dem Online-Portal der Hochschule herunter.
Prüfen Sie, ob das aktuelle Semester und der Name des Kindes richtig angegeben sind.
Reichen Sie die Bescheinigung möglichst schnell nach.
Nachweis über Arbeitssuche oder Ausbildungsplatzsuche fehlt
Bei volljährigen Kindern kann ein Nachweis über Arbeitssuche oder die Suche nach einem Ausbildungsplatz erforderlich sein.
Prüfen Sie, welche Bescheinigung verlangt wird.
Wenden Sie sich bei Bedarf an:
- Agentur für Arbeit,
- Jobcenter,
- Ausbildungsbetrieb,
- Schule oder
- andere zuständige Stelle.
Bewahren Sie Kopien Ihrer Anfragen und Antworten auf.
Unterlagen online nachreichen
Nachweise können häufig über die Online-Dienste der Familienkasse hochgeladen und übermittelt werden.
Prüfen Sie, ob Sie für die Einreichung benötigen:
- Kindergeldnummer,
- Zugang zum Online-Service,
- digitale Kopien oder Fotos der Unterlagen und
- weitere Angaben aus dem Schreiben.
Speichern Sie die Bestätigung über die Übermittlung.
Unterlagen per Post einreichen
Wenn Sie die Unterlagen per Post versenden, schicken Sie möglichst Kopien.
Bewahren Sie die Originalunterlagen bei sich auf, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes verlangt wird.
Geben Sie in Ihrem Schreiben immer an:
- Vorname und Nachname,
- Anschrift,
- Kindergeldnummer,
- Name des betroffenen Kindes,
- Datum des Schreibens der Familienkasse und
- Liste der beigefügten Unterlagen.
Bewahren Sie eine Kopie Ihres Schreibens und einen Versandnachweis auf.
Kindergeldnummer nicht vergessen
Geben Sie bei jeder Nachricht an die Familienkasse Ihre Kindergeldnummer an.
So kann Ihre Antwort richtig zugeordnet werden.
Wenn mehrere Kinder betroffen sind, nennen Sie zusätzlich die Namen und Geburtsdaten der Kinder.
Was tun, wenn eine Frist bereits abgelaufen ist?
Wenn die Frist bereits abgelaufen ist, reagieren Sie trotzdem sofort.
Reichen Sie die vorhandenen Unterlagen unverzüglich ein.
Erklären Sie kurz:
- warum die Frist nicht eingehalten werden konnte,
- welche Unterlagen Sie jetzt einreichen,
- welche Dokumente noch fehlen und
- wann Sie diese voraussichtlich nachreichen können.
Bitten Sie schriftlich um Mitteilung, ob weitere Schritte notwendig sind.
Was tun, wenn die Familienkasse nicht reagiert?
Wenn Sie längere Zeit keine Rückmeldung erhalten, fragen Sie schriftlich nach.
Geben Sie an:
- Kindergeldnummer,
- Name des Kindes,
- Datum Ihrer früheren Nachricht,
- bereits eingereichte Unterlagen,
- noch fehlende Unterlagen und
- Bitte um Mitteilung des Bearbeitungsstands.
Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Anfrage auf.
Was tun, wenn Zahlungen ausbleiben?
Wenn Kindergeld nicht mehr ausgezahlt wird, prüfen Sie zuerst, ob wichtige Unterlagen fehlen.
Reichen Sie die angeforderten Nachweise möglichst schnell ein.
Wenn wegen der ausbleibenden Zahlung finanzielle Schwierigkeiten entstehen, warten Sie nicht ab.
Mögliche Ansprechpartner sind:
- Familienkasse,
- Jobcenter,
- Sozialamt,
- Schuldnerberatungsstelle oder
- soziale Beratungsstelle.
Welche Unterlagen sollte man aufbewahren?
Sammeln Sie insbesondere:
- Schreiben der Familienkasse,
- Briefumschlag,
- Kindergeldnummer,
- Liste der fehlenden Unterlagen,
- eigene Antwort,
- Antrag auf Fristverlängerung,
- Kopien eingereichter Unterlagen,
- Schulbescheinigungen,
- Ausbildungsnachweise,
- Studienbescheinigungen,
- Upload-Bestätigungen,
- Versandnachweise,
- Eingangsbestätigungen und
- Antworten der Familienkasse.
Was sollte man nicht tun?
- Schreiben nicht ungeöffnet liegen lassen.
- Frist nicht einfach verstreichen lassen.
- Nicht warten, bis alle Unterlagen vollständig sind.
- Fehlende Dokumente nicht verschweigen.
- Keine Originalunterlagen ohne Grund verschicken.
- Kindergeldnummer nicht vergessen.
- Nachweise über die Abgabe nicht wegwerfen.
- Bei ausbleibenden Zahlungen nicht zu lange warten.
Wichtig
Diese Seite gibt eine erste Orientierung.
Welche Unterlagen erforderlich sind und welche Fristen gelten, hängt von Ihrem persönlichen Fall und dem Schreiben der Familienkasse ab.
Reagieren Sie rechtzeitig und bewahren Sie Kopien sowie Nachweise sorgfältig auf.
Kurz zusammengefasst
Prüfen Sie sofort, welche Unterlagen fehlen und welche Frist gilt. Reichen Sie vorhandene Nachweise direkt ein und beantragen Sie bei Bedarf schriftlich eine Fristverlängerung. Bewahren Sie Kopien und Nachweise über die Abgabe auf.
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