Wenn eine Versicherung Unterlagen anfordert, sollten Sie das Schreiben nicht ignorieren.
Lesen Sie genau, welche Nachweise fehlen und bis wann diese eingereicht werden sollen.
Auch wenn Sie noch nicht alle Unterlagen beschaffen können, sollten Sie innerhalb der genannten Frist reagieren. Teilen Sie schriftlich mit, welche Dokumente noch fehlen, warum diese noch nicht vorliegen und wann Sie diese voraussichtlich nachreichen können.
Warum verlangt die Versicherung Unterlagen?
Eine Versicherung benötigt häufig Unterlagen, um einen Vertrag, einen Schaden oder einen Leistungsantrag prüfen zu können.
Das kann zum Beispiel betreffen:
- Schadenmeldung,
- Reparaturkosten,
- Kaufpreis eines beschädigten Gegenstands,
- Unfallhergang,
- gesundheitliche Folgen,
- Beitragszahlung,
- Vertragsänderung,
- Rückforderung,
- Kündigung oder
- andere Angaben zur persönlichen Situation.
Prüfen Sie zuerst, worum es in Ihrem Schreiben genau geht.
Welche Unterlagen können fehlen?
Je nach Versicherungsart und Anlass können unterschiedliche Nachweise verlangt werden.
Das können zum Beispiel sein:
- ausgefüllte Schadenmeldung,
- Fotos oder Videos,
- Kaufbelege,
- Rechnungen,
- Kostenvoranschläge,
- Reparaturrechnungen,
- Unfallbericht,
- Polizeibericht,
- ärztliche Bescheinigungen,
- Befundberichte,
- Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen,
- Lohnabrechnungen,
- Kontoauszüge,
- Zahlungsnachweise,
- Versicherungsschein,
- Fahrzeugschein,
- Führerschein,
- Gutachten,
- Vollmacht oder
- weitere Unterlagen.
Prüfen Sie das Schreiben sorgfältig und erstellen Sie eine Liste aller fehlenden Dokumente.
Frist sofort notieren
Achten Sie darauf, ob im Schreiben eine Frist genannt wird.
Notieren Sie:
- Datum des Schreibens,
- Datum, an dem der Brief angekommen ist,
- Versicherungsnummer,
- Schadennummer, falls vorhanden,
- fehlende Unterlagen,
- zuständige Ansprechperson und
- Frist zur Einreichung.
Tragen Sie die Frist sofort in Ihren Kalender ein.
Warten Sie nicht bis zum letzten Tag.
Vorhandene Unterlagen sofort einreichen
Wenn bereits einige Unterlagen vorhanden sind, reichen Sie diese möglichst schnell ein.
Warten Sie nicht unnötig, bis alle Dokumente vollständig vorliegen.
Teilen Sie der Versicherung mit:
- welche Unterlagen Sie bereits einreichen,
- welche Unterlagen noch fehlen,
- warum diese noch nicht vorliegen und
- wann Sie diese voraussichtlich nachreichen können.
So kann die Versicherung erkennen, dass Sie sich rechtzeitig um die fehlenden Nachweise kümmern.
Fristverlängerung beantragen
Wenn Sie die Unterlagen nicht rechtzeitig beschaffen können, bitten Sie schriftlich um eine Fristverlängerung.
Geben Sie an:
- welche Unterlagen fehlen,
- warum diese noch nicht vorliegen,
- welche Schritte Sie bereits unternommen haben und
- bis zu welchem Datum Sie die Dokumente voraussichtlich nachreichen können.
Bewahren Sie eine Kopie Ihres Schreibens und einen Nachweis über die Abgabe oder den Versand auf.
Fotos und Videos sichern
Wenn es um einen Schaden geht, machen Sie möglichst frühzeitig Fotos oder Videos.
Dokumentieren Sie:
- beschädigte Gegenstände,
- betroffene Räume,
- Fahrzeugschäden,
- sichtbare Unfallspuren,
- Zustand vor einer Reparatur und
- weitere wichtige Einzelheiten.
Bewahren Sie die Dateien sorgfältig auf.
Entsorgen Sie beschädigte Gegenstände nicht vorschnell.
Fragen Sie vorher bei der Versicherung nach, ob eine Besichtigung oder weitere Dokumentation erforderlich ist.
Rechnungen und Kaufbelege fehlen
Wenn eine Rechnung oder ein Kaufbeleg fehlt, prüfen Sie:
- E-Mails,
- Kundenkonto des Händlers,
- Online-Shop,
- Bankkonto,
- Kreditkartenabrechnung,
- frühere Unterlagen oder
- mögliche Nachfrage beim Verkäufer.
Wenn kein Originalbeleg mehr vorhanden ist, fragen Sie die Versicherung schriftlich, welche anderen Nachweise akzeptiert werden können.
Das können zum Beispiel sein:
- Kontoauszug,
- Zahlungsbeleg,
- Bestellbestätigung,
- Foto,
- Bedienungsanleitung,
- Garantienachweis oder
- andere geeignete Unterlagen.
Kostenvoranschlag oder Reparaturrechnung fehlt
Wenn ein Kostenvoranschlag verlangt wird, wenden Sie sich möglichst schnell an:
- Werkstatt,
- Handwerksbetrieb,
- Fachgeschäft,
- Reparaturdienst oder
- andere geeignete Stelle.
Bitten Sie um eine schriftliche Aufstellung.
Prüfen Sie, ob folgende Angaben enthalten sind:
- Beschreibung des Schadens,
- notwendige Arbeiten,
- Materialkosten,
- Arbeitskosten,
- Gesamtbetrag,
- Datum und
- Kontaktdaten des Betriebs.
Ärztliche Unterlagen fehlen
Wenn medizinische Unterlagen benötigt werden, wenden Sie sich an die zuständige Arztpraxis, Klinik oder andere medizinische Stelle.
Bitten Sie um die konkret verlangten Unterlagen.
Prüfen Sie sorgfältig, welche Informationen die Versicherung tatsächlich benötigt.
Geben Sie nicht ungeprüft vollständige medizinische Unterlagen weiter, wenn nur einzelne Nachweise erforderlich sind.
Wenn Sie unsicher sind, bitten Sie die Versicherung schriftlich um eine genaue Erklärung.
Polizeibericht oder Unfallbericht fehlt
Wenn ein Polizeibericht oder Unfallbericht verlangt wird, prüfen Sie:
- zuständige Polizeidienststelle,
- Datum des Unfalls,
- Aktenzeichen,
- Namen der Beteiligten,
- Kennzeichen,
- Unfallort und
- vorhandene Fotos.
Wenn Ihnen der Bericht noch nicht vorliegt, teilen Sie dies der Versicherung schriftlich mit.
Geben Sie das Aktenzeichen an, falls vorhanden.
Kontoauszüge nur teilweise offenlegen
Wenn ein Kontoauszug als Nachweis verlangt wird, schwärzen Sie alle Buchungen und Angaben, die mit der Sache nichts zu tun haben.
Lassen Sie nur die erforderlichen Informationen sichtbar.
Das kann zum Beispiel betreffen:
- Datum,
- Zahlungsempfänger,
- Betrag,
- Verwendungszweck und
- Kontoinhaber.
Bewahren Sie eine Kopie der eingereichten Unterlagen auf.
Originale nur bei Bedarf verschicken
Reichen Sie möglichst Kopien ein.
Bewahren Sie Originalunterlagen bei sich auf, sofern nicht ausdrücklich etwas anderes verlangt wird.
Wenn die Versicherung ein Original benötigt, fragen Sie schriftlich:
- warum das Original benötigt wird,
- ob eine beglaubigte Kopie ausreicht,
- wie das Dokument sicher versendet werden soll und
- wann Sie es zurückerhalten.
Versicherungsnummer und Schadennummer angeben
Geben Sie bei jeder Nachricht an die Versicherung Ihre Versicherungsnummer an.
Wenn es um einen Schaden geht, nennen Sie zusätzlich die Schadennummer.
So kann Ihre Antwort richtig zugeordnet werden.
Nennen Sie außerdem:
- Vorname und Nachname,
- Anschrift,
- Datum des Schreibens der Versicherung,
- betroffenen Vertrag und
- Liste der beigefügten Unterlagen.
Unterlagen sicher einreichen
Je nach Versicherung können Unterlagen zum Beispiel eingereicht werden:
- über das Kundenportal,
- über eine App,
- per E-Mail,
- per Post,
- persönlich oder
- auf einem anderen im Schreiben genannten Weg.
Speichern Sie Upload-Bestätigungen und E-Mails.
Bewahren Sie Versandnachweise auf.
Abgabe nachweisen
Bewahren Sie einen Nachweis darüber auf, dass Sie die Unterlagen eingereicht haben.
Geeignet sind zum Beispiel:
- Upload-Bestätigung,
- Eingangsbestätigung,
- E-Mail mit Versanddatum,
- Kopie des Schreibens,
- Versandnachweis,
- Einwurf-Einschreiben oder
- Bestätigung der persönlichen Abgabe.
Heben Sie diese Nachweise zusammen mit Ihren Unterlagen auf.
Was tun, wenn eine Frist bereits abgelaufen ist?
Wenn die Frist bereits abgelaufen ist, reagieren Sie trotzdem sofort.
Reichen Sie vorhandene Unterlagen unverzüglich ein.
Erklären Sie kurz:
- warum die Frist nicht eingehalten werden konnte,
- welche Unterlagen Sie jetzt einreichen,
- welche Dokumente noch fehlen und
- wann Sie diese voraussichtlich nachreichen können.
Bitten Sie um schriftliche Mitteilung, ob weitere Schritte notwendig sind.
Was tun, wenn die Versicherung nicht reagiert?
Wenn Sie nach dem Einreichen der Unterlagen längere Zeit keine Rückmeldung erhalten, fragen Sie schriftlich nach.
Geben Sie an:
- Versicherungsnummer,
- Schadennummer, falls vorhanden,
- Datum Ihrer früheren Nachricht,
- bereits eingereichte Unterlagen,
- noch fehlende Unterlagen und
- Bitte um Mitteilung des Bearbeitungsstands.
Setzen Sie eine angemessene Frist für die Antwort.
Bewahren Sie eine Kopie Ihrer Anfrage auf.
Was tun, wenn die Versicherung die Leistung ablehnt?
Wenn die Versicherung eine Leistung ablehnt, weil Unterlagen fehlen, prüfen Sie:
- Welche Unterlagen sollen fehlen?
- Wurden die Nachweise bereits eingereicht?
- Liegt ein Versand- oder Upload-Nachweis vor?
- Sind weitere Unterlagen tatsächlich erforderlich?
- Wurde eine Frist gesetzt?
- Ist die Begründung nachvollziehbar?
Reichen Sie fehlende Unterlagen möglichst schnell nach.
Wenn Sie die Ablehnung nicht verstehen, bitten Sie schriftlich um eine vollständige und nachvollziehbare Erklärung.
Unterstützung holen
Wenn das Problem trotz Ihrer schriftlichen Anfrage nicht gelöst wird, holen Sie sich Unterstützung.
Mögliche Ansprechpartner sind:
- Beschwerdestelle der Versicherung,
- Versicherungsombudsmann,
- Verbraucherzentrale,
- Rechtsberatung oder
- andere geeignete Beratungsstelle.
Welche Stelle geeignet ist, hängt von der Versicherungsart und vom konkreten Problem ab.
Welche Unterlagen sollte man aufbewahren?
Sammeln Sie insbesondere:
- Schreiben der Versicherung,
- Briefumschlag,
- Versicherungsnummer,
- Schadennummer,
- Liste der fehlenden Unterlagen,
- eigene Antwort,
- Antrag auf Fristverlängerung,
- Kopien eingereichter Unterlagen,
- Fotos,
- Rechnungen,
- Kaufbelege,
- Kostenvoranschläge,
- Reparaturrechnungen,
- ärztliche Unterlagen,
- Unfallbericht,
- Polizeibericht,
- Upload-Bestätigungen,
- Versandnachweise,
- Eingangsbestätigungen und
- Antworten der Versicherung.
Was sollte man nicht tun?
- Schreiben nicht ungeöffnet liegen lassen.
- Frist nicht einfach verstreichen lassen.
- Nicht warten, bis alle Unterlagen vollständig sind.
- Fehlende Dokumente nicht verschweigen.
- Keine Originalunterlagen ohne Grund verschicken.
- Medizinische Unterlagen nicht ungeprüft weitergeben.
- Kontoauszüge nicht vollständig ungeschwärzt verschicken.
- Versicherungsnummer und Schadennummer nicht vergessen.
- Keine Nachweise über die Abgabe wegwerfen.
- Bei einer Ablehnung nicht zu lange warten.
Wichtig
Diese Seite gibt eine erste Orientierung.
Welche Unterlagen erforderlich sind und welche Fristen gelten, hängt von der Versicherung, dem Vertrag und dem konkreten Fall ab.
Reagieren Sie rechtzeitig und bewahren Sie Kopien sowie Nachweise sorgfältig auf.
Kurz zusammengefasst
Prüfen Sie sofort, welche Unterlagen fehlen und welche Frist gilt. Reichen Sie vorhandene Dokumente direkt ein und beantragen Sie bei Bedarf schriftlich eine Fristverlängerung. Verwenden Sie möglichst Kopien und bewahren Sie Nachweise über die Abgabe auf.
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